Erasmus+ nyertes ösztöndíjas hallgatók: kiutazás előtti teendők

I. 2017/18-ban kiutazó Erasmus+ ösztöndíjas hallgatók részére:

A 2017/18-as tanévre nyertes hallgatók az Erasmus+ ösztöndíj megvalósításához szükséges teendőkkel kapcsolatban első sorban kari koordinátoránál tájékozódhat. A kari koordinátorok elérhetőségét ITT találja.

A kiutazás előtt, a 90% ösztöndíj utalásához leadandó/kitöltendő dokumentumok:

1. Támogatási Szerződés (tanulmányokhoz, szakmai gyakorlathoz, Campus Mundi ösztöndíjhoz a Támogatási Szerződés sablon a II-es pontnál található) A Szerződéssablont először mentse le és azt követően kezdje meg a kitöltését!
(4 eredeti példányban, csak a Hallgató által KÉK SZÍNŰ tollal aláírva. Ha a hallgató fogyatékkal élők kiegészítő támogatására pályázott, akkor a megfelelő szerződésmintát az ösztöndíj elnyerését követően szintén külön e-mailben fogja megkapni.)
A Támogatási Szerződést úgy adja le, hogy csak Ön írta alá. Az intézményi Erasmus+ koordinátor, a rektori kabinetvezető és a gazdasági ellenjegyző aláírását a központi Nemzetközi Iroda fogja kérni Önnek a szerződésére a vezetőktől.

2. Learning Agreement for Studies/Traineeship
(1 példányban (scan kiutazás előtt, összes fél által aláírva -eredeti a mobilitás végéig leadandó)

3. Nyilatkozat (tanulmányokhoz, szakmai gyakorlathoz, diplomaszerzést követő szakmai gyakorlathoz)
(1 eredeti példányban, hallgató által aláírva)

4. OLS teszt kitöltését igazoló dokumentum/e-mail (www.erasmusplusols.eu)
(1 nyomtatott példány)

5. EU vagy egyéb egészségbiztosítási dokumentum másolata
(1 másolati példány.FIGYELEM: A kártya/biztosítási kötvény mindkét oldalát le kell másolni!)
Az utazást, egészségbiztosítást, illetőleg szállást a kiutazó hallgatónak saját felelősségére magának kell intézni és az ezzel kapcsolatos költségeket is nyertes pályázó viseli, mely költségekhez az Erasmus+ ösztöndíj szabadon felhasználható, de az ösztöndíj hozzájárulás a mobilitáshoz, a teljes költséget nem fedezi.

6. Az Erasmus Támogatási Szerződésben található adatokat egyértelműsítő kérdőív: erasmus-szerzodeses-adatok 
(A kérdőív kitöltése után megjelenő szövegről készítsen print screent, és azt tegye a borítékba!)

Az összes, fent megnevezett dokumentumot a hallgatónak 1 db lezáratlan borítékba kell tennie (hiánytalanul, hibátlanul), és leadnia kari koordinátoránál az adott félévben megadott határidőre: az őszi félévben kiutazó hallgatók lehetőleg július 15-ig, a tavaszi félévben kiutazó hallgatók lehetőleg november 15-ig, de legkésőbb a kiutazás kezdete előtt 6 héttel.
A szerződéses adatokat tartalmazó kérdőívet a boríték leadása előtt szükséges kitölteni!
Ha a megadott határidőre a hallgató a dokumentumokat nem tudja leadni, akkor az ösztöndíj kifizetése időarányosan később fog megtörténni (átlagosan a leadástól számított 6-8 héten belül).

Az egyes dokumentumok kitöltéséhez a honlapon lejjebb görgetve talál segítséget, instrukciókat!

II. Campus Mundi ösztöndíjas hallgatók (= Erasmus+ zero grant státushoz)

Amennyiben a hallgató Campus Mundi ösztöndíjat nyert el az alábbi dokumentumokat szükséges beküldenie az Erasmus+ státus (az ELTE-n kötelező, kivéve EU-n kívüli szakmai gyakorlat esetén) igényléséhez:

1. Támogatási Szerződés (Campus Mundi zero grant TSZ sablon tanulmányokhoz, szakmai gyakorlathoz) A Szerződéssablont először mentse le és azt követően kezdje meg a kitöltését!
(2 eredeti példányban, csak a Hallgató által KÉK SZÍNŰ tollal aláírva) - 

2. CAMPUS MUNDI Learning Agreement for Studies/Traineeship-Pontos információkért kérjük látogasson el a Tempus Közalapítvány vonatkozó honlapaloldalára.
(1 eredeti példányban a mobilitás végén, kiutazás előtt elegendő a scannelt változat, összes fél által aláírva.)

3. Nyilatkozat (tanulmányokhozszakmai gyakorlathoz)
(1 eredeti példányban, hallgató által aláírva)

4. OLS teszt kitöltését igazoló dokumentum/e-mail (www.erasmusplusols.eu)
(1 nyomtatott példány)

5. EU vagy egyéb egészségbiztosítási dokumentum másolata
(1 másolati példány.FIGYELEM: A kártya/biztosítási kötvény mindkét oldalát le kell másolni!)
Az utazást, egészségbiztosítást, illetőleg szállást a kiutazó hallgatónak saját felelősségére magának kell intézni és az ezzel kapcsolatos költségeket is nyertes pályázó viseli, mely költségekhez az Erasmus+ ösztöndíj szabadon felhasználható, de az ösztöndíj hozzájárulás a mobilitáshoz, a teljes költséget nem fedezi.

6. Az Erasmus Támogatási Szerződésben található adatokat egyértelműsítő kérdőív: erasmus-szerzodeses-adatok 

A Campus Mundi ösztöndíjas hallgatók részére az aláírt Erasmus+ zero grant támogatási szerződést az ELTE RK Nemzetközi Iroda az aláírásokat követően a szerződésben megadott postacímére valamint e-mail címére 5 munkanapon belül megküldi.

III. Segítő magyarázat az egyes dokumentumokhoz

1. TÁMOGATÁSI SZERZŐDÉS

Mi ez? Egy hivatalos szerződés, melyben az Erasmus+ mobilitási ösztöndíjat elnyert hallgató és az ELTE megegyezik az ösztöndíj körülményeiről és összegéről! A hallgatók ezt külön e-mailben kapják meg minden évben.

Miért fontos? Magában foglalja a teljes mobilitás feltételeit, megléte nélkül a mobilitás nem kezdhető meg.

Segítő, önellenőrző lista a Támogatási Szerződés megfelelő kitöltéséről:

  • Mind a 4 példány eredetiben aláírva a hallgató által, KÉK tollal
  • Minden személyes adat ki van töltve, helyes és megfelelő
  • OM azonosító (7-essel kezdődő a diák igazolványon rajta van)
  • Hallgató státusza megfelelő (Campus Mundi esetén zéró grant)
  • Pénzügyi támogatás részeket a központi iroda fogja jelölni!
  • Bankszámla adatokat kétszer ellenőrizte a hallgató (Erre a bankszámlára fog érkezni a 90%, változtatni nem lehet ezt követően. A bankszámla adatok az alábbiakból állnak:
    • Bankszámla tulajdonosa: csak abban az esetben szükséges kitölteni, ha a számla tulajdonosa nem egyezik meg a hallgató személyével. Kérjük, pontosan azt a nevet adja meg, amely a számlához tartozik.
    • Bank neve
    • BIC/SWIFT szám
    • IBAN kód: az ország betűkódjából és 26 számjegyből áll minden esetben). az IBAN kód kalkulátorhoz segítséget nyújt az alábbi link.
    • Bankszámlaszám Forint vagy Deviza alapú megjelölése
  • Mobilitás helyszíne fel van tüntetve (jobb, ha van Erasmus kód is)
  • Mobilitás időtartama pontosan meg van jelölve
  • A 2.3 és a 3.1 es pontok üresek
  • A 5.2 (szakmai gyakorlat esetén az 5.3 és az 5.4 is!)  ki van töltve
  • A biztosításhoz nem kötelező az EU egészségbiztosítást beírni, ha más biztosítást kötött a hallgató, akkor annak a nevét és számát kell beírni. (Az EU biztosítás száma a kártya alján bal oldalon szereplő, 20 jegyű szám, tehát nem a TAJ-számot kell beírni!)
  • a 6.2-es rész (OLS tesztel kapcsolatos kérdések) ki van töltve (ha magyar/anyanyelvén végzi a mobilitását, válassza a "nem érhető el OLS a tanulmányok nyelvén" opciót)
  • Kérjük, különösen figyeljenek arra, hogy az egyes dokumentumokat számítógéppel és ne kézzel töltsék ki.
  • A Támogatási Szerződés MINDEN OLDALÁN van kitöltendő rész, kérjük, olvassák végig a szerződést és minden szerkeszthető részt töltsenek ki! (Pl. Biztosítás, OLS teszt stb)
  • Ösztöndíjuk első részlete arra a bankszámlaszámra érkezik majd, amit a támogatási szerződésben megadnak. Annak módosítására a dokumentum leadását követően már nem lesz lehetőségük. A banki adatok módosítására a második részösztöndíj kiutalásakor lesz lehetőségük, amennyiben azt szükségesnek tartják.
  • Csak azokat a részeket töltsék ki a Támogatási Szerződésben, amelyek szerkeszthetőek, tehát ne írják be tollal az Önök által kalkulált ösztöndíjat a szerződésbe, mert azt a központi Nemzetközi Iroda kalkulálja napra pontosan az Önök által megadott dátumok és az Európai Bizottság által közreadott rátatáblázat alapján. (Az összegek a pályázati felhívásban elérhetőek:elte.hu>oktatas>nemzetkozi>Erasmus+>palyazati felhivas)
  • Ha Ön olyan nyelven tanul, amiből nincs OLS teszt akkor kérjük, hogy a 6.2 pontban az OLS teszt nem áll rendelkezésre opciót válassza. (Az OLS teszt kitöltéséről külön e-mailt küldünk majd azok részére, akik azt még nem kapták meg.)
  • Ha a támogatási szerződésben a kurzort a szerkeszthető cellára húzza, megjelennek súgó, segítő szövegek, kérjük ezeket is olvassák el!
  • A TSZ 1. sz. melléklete a Learning Agreement, (három aláírással) megléte nélkül a szerződés nem érvényes
  • A TSZ 2. sz. melléklete az Erasmus+ Hallgatói Charta

LEARNING AGREEMENT (2017/18)

Mi ez? A Támogatási Szerződés (TSZ) 1. sz. mellékelte, melyben az Erasmus+ ösztöndíjat elnyert hallgató megegyezik küldő szakmai koordinátorával és a külföldi partnerintézménnyel a külföldön végzendő tanulmányokról vagy szakmai gyakorlatról.

Miért fontos? A TSZ 1. sz melléklete, tehát amíg ez nincs aláírva a szerződés nem lép életbe, vagyis mobilitása nem valósulhat meg. (ösztöndíja nem utalható).

Segítő, önellenőrző lista a Learning Agreement megfelelő kitöltéséről:

  • A hallgató a megfelelő típus töltötte ki:
  • Fejléc ki van töltve (jobb felső sarok a hallgató nevével és a releváns tanévvel)
  • Minden cella ki van töltve, Különösen: Faculty/department, contact person stb.
  • Erasmus kód (ELTE kódja: HU BUDAPES01. A külföldi fogadó intézménye kódját interneten a hallgató is megtalálhatja a "partneregyetem neve" és az "Erasmus code" kereső szavak használatával.)
  • Before the mobility táblázat ki van töltve, tantárgyak összesen min. 20 ECTS! (kivéve PhD-hallgatók esetében.A PhD hallgatók megjelölhetnek kutatási tevékenységet is abban esetben ha nem vesznek fel konkrét tantárgyakat, de ez a táblázat nem maradhat üresen!)
  • Nyelvtudás meg van jelölve
  • „Recognition at the sending institution” rész ki van töltve!
  • 3 db aláírás van a szerződésen!(scannelt verzió is elég, ill. amennyiben külföldi fogadóintézménye elektronikus aláírást használ, az is elfogadható)
  • Szakmai gyakorlat esetén a szakmai gyakorlati tevékenység kifejtése részletes és pontos, a szakos koordinátorral előzetesen le lett egyeztetve
  • A Learning Agreementet csak akkor adják le, ha annak „Before mobility” részének mindegyik cikkelye kitöltésre került, illetve azt mind a küldő mind a fogadó intézmény részéről aláírásra került. (Scannelt aláírásokat elfogadunk)
  • A Learning Agreement 3. oldalán segítő magyarázatok találhatóak a kitöltéshez

NYILATKOZAT

Mi ez? Nyilatkozat arról, hogy a mobilitás időtartama alatt a hallgató aktív jogviszonyt fog létesíteni (kivéve a diplomaszerzést követő szakmai gyakorlat esetén)

Miért fontos? Amennyiben a hallgatónak nincs aktív hallgatói jogviszonya a mobilitás időtartama alatt, a hallgató nem jogosult az Erasmus+ ösztöndíjra

Segítő, önellenőrző lista a Nyilatkozat megfelelőségéről:

  • kitöltve, aláírva (kék tollal)
  • A kiutazás félévében a Neptun regisztrációs és tantárgyválasztási időszak lezárultát követően,meg kell küldeni a az aktuális félévre vonatkozó aktív hallgatói státusról a Neptun print screent úgy, hogy azon a hallgató neve látható a kari kooridnátor részére.

OLS NYELVI TESZT 

Mi ez? A visszaigazoló e-mail kinyomtatva arról, hogy a hallgató kitöltötte a részére megküldött OLS tesztet tanulmányainak nyelvéből. Az OLS-ről!

Miért fontos? Minden hallgató köteles kitölteni a tesztet Erasmus+ ösztöndíjához a Támogatási Szerződés 6. pontja alapján. Amennyiben a hallgató B2-es szint alatt teljesít, automatikusan kap nyelvi tesztet a tanulmányok nyelvéből. Amennyiben B2-es szinten, vagy a felett teljesít, választhat, hogy a tanulmányok nyelvéből, vagy (amennyiben rendelkezésre áll) a fogadó ország hivatalos nyelvéből végezzen el egy nyelvi kurzust.

Segítő, önellenőrző lista az OLS teszt megfelelőségéről:

  • kitöltést igazoló e-mail vagy print screen, ahol a hallgató neve egyértelműen olvasható és látható

BIZTOSÍTÁS

EU vagy egyéb a mobilitás teljes időtartamára vonatkozó egészségbiztosítási dokumentum másolata. Szakmai gyakorlatot végzőknek a felelősség és baleset biztosítást is javasoljuk megkötni, azonban amennyiben a hallgató vállalja, hogy ezen biztosítások nélkül utazik ki, akkor az EU Egészségbiztosítást is felvezethezi mindegyik kérdéshez a szerződésben.

Mi ez? Egy fénymásolat a mobilitás teljes időtartamára vonatkozó egészség (és amennyiben szükséges baleset) biztosítás dokumentumról.

Miért fontos? Bármilyen egészségügyi probléma, betegség vagy baleset esetén fontos, hogy a hallgató rendelkezzen megfelelő biztosítással az esetlegesen felmerülő költségek fedezésére.

Segítő, önellenőrző lista a Biztosítás megfelelőségéről:

  • Másolat az érvényes biztosításról (HA EU Egészségbiztosítás, akkor mind a két oldalt le kell fénymásolni)
  • A Biztosításnak a kinn tartózkodás TELJES IDŐTARTAMÁRA ÉRVÉNYESNEK KELL LENNIE!
  • Egyéb biztosítás esetén (pl. külön biztosítási társasággal kötött szerződésnél a megkötött biztosítás másolata)
  • A csatolt Biztosítás száma és típusa szerepel a Támogatási Szerződésen.

Mi történik a borítékkal, amit Ön lead kari koordinátorának?

  • Kari koordinátora átnézi az anyagot és amennyiben valamilyen hibát, vagy hiányosságot tapasztal, akkor felhívja figyelmét a módosítás szükségességére vagy a hiánypótlásra. (Kérjük, hogy legyenek figyelmesek, és ne adjanak le hiányos vagy hibás dokumentációt.) A hiánypótlás dokumentumait a kari koordinátor részére szíveskedjenek továbbítani.
  • Kari koordinátora a hibátlan és hiánytalan anyagokat továbbítja a központi Nemzetközi Iroda részére.
  • A központ második ellenőrzést végez, rögzíti a dokumentumokat több központi rendszerben, és előkészíti az utaláshoz szükséges dokumentációt.
  • A központ továbbítja a dokumentációt utalásra és további vezetői aláírásokra az illetékes irodáknak (Rektori Kabinet, Gazdasági Főigazgatóság, Pénzügyi és Monitoring
  • Osztály)
  • A Pénzügyi és Monitoring Osztály rögzíti az adatokat az utaláshoz, újra ellenőrzi az egész dokumentációt és kérvényezi az utalást a Magyar Államkincstárnál. A Magyar Államkincstár az utalási kérelmet továbbítja a Magyar Nemzeti Banknak.
  • A Nemzeti Bank utalja Önnek a pénzt, majd az jóváíródik bankszámláján.
  • Minden magyar állami költségvetési szervnél ezek a szükséges lépések az utaláshoz.
  • A folyamat általában 6-8 hétig tart. (2017 nyarán-ősszel, a rektorváltás okozta jogkörátírások miatt, ez esetlegesen hosszabodhat néhány héttel.)

IV. Egyéb általános információk, teendők kiutazás előtt

A kiutazást megelőzően az ösztöndíjas hallgatóknak több adminisztratív teendővel kell számolni, ezekben elsősorban a kari koordinátorok segítik a hallgatókat. A kari koordinátorok elérhetőségét ITT találja.

Honnan tudom, hogy elnyertem az Erasmus+ ösztöndíjat?

Az Erasmus+ ösztöndíj elnyeréséről a döntést a Hallgatói és Oktatói Mobilitási Bizottság hozza meg, amely mindig a pályázati időszakot követő néhány héten belül ül össze. A Döntésről egyrészt a kari koordinátora tud felvilágosítást adni, másrészről a döntést követően a Neptun rendszerben Erasmus pályázatának státusa „ösztöndíjas” lesz, tehát azt ott is ellenőrizheti. (Tekintettel arra, hogy több száz hallgató rögzítéséről van szó a gyorsabb információszerzés érdekében érdemes kari koordinátoránál érdeklődni.)

Mi az a nominálás?

A hallgatókat a kari/intézeti koordinátorok nominálják a külföldi partnerintézménybe. Kérjük, győződjön meg arról, hogy Önt valóban nominálták a megfelelő partnerintézménybe. A külföldi intézmény mindig visszaigazolja, hogy tudja e fogadni az adott hallgatót az adott félévre a megadott tudományterületre, vagy sem.

Kell külön jelentkeznem a külföldi partnerintézménybe kiutazás előtt? IGEN

  • Amennyiben a külföldi partneregyetem kéri/honlapján ez található a hallgató külön jelentkezik a külföldi partnerintézménybe, a külföldi partner által vagy a honlapon található instrukciók alapján.
  • A jelentkezéssel egy időben érdemes felvenni a kapcsolatot a külföldi partnerintézmény illetékes Erasmus koordinátorával és a Learning Agreement ügyintézését elindítani! illetve véglegesíteni a mobilitás kezdő-, illetőleg záró dátumait. (Az időpontokkal kapcsolatban érdemes előre egyeztetnie a külföldi koordinátorral, vagy olyan hallgatótársakkal akik már tanultak az adott egyetemen, tekintettel arra, hogy ösztöndíjösszegének kiszámítása napra pontos. )

Egyéb praktikus teendők:

  • A kiutazás előtt a hallgató tájékozódik a fogadóintézmény szálláslehetőségeiről, illetve gondoskodik szálláshelyéről. Ebben a fogadóintézmény koordinátorai segítik.
  • Szintén a hallgató gondoskodik az utazásának megszervezéséről, illetve a biztosításáról, amely a teljes kint tartózkodása alatt érvényes és megfelel a fogadó intézmény/szakmai gyakorlati hely előírásainak A hallgatónak ki kell váltania az Európai Egészségbiztosítási Kártyát, vagy egyéb a mobilitás időtartamához és típusához megfelelő biztosításokat meg kell kötnie.
  • A hallgató a félév elején egyezteti itthoni tanáraival a küldő egyetemen (ELTE) felvett tárgyak elvégzésének feltételeit, igény szerint kedvezményes tanulmányi rendet igényel.
  • A külföldön hallgatni tervezett kurzusokat a hallgató a küldő intézményben (kötelező vagy kötelezően válaszható kurzusok) beszámíttatja. az Erasmus tanulmányok beszámításához kreditátviteli kérelmet kell benyújtania. A kérelem beadásának feltételeiről a hatályos kari Tanulmányi és Vizsgaszabályzat rendelkezik, a jelen témakörhöz kapcsolódó kérdésekre érdemben a –tekintettel a kari specifikumokra- a kari koordinátor, illetőleg a Tanulmányi Hivatal válaszol.
  • Az érvényben levő kreditbeszámításra vonatkozó eljárásrend, itt található

Ezzel párhozamosan a Hallgatónak a fenti dokumentumok kitöltéséről és a felelős Kari Koordinátorának borítékban történő átadásáról (postai vagy személyes úton) szükséges gondoskodnia!