Erasmus+ nyertes ösztöndíjas hallgatók: kiutazás előtti teendők

I. 2018/19-ben kiutazó Erasmus+ ösztöndíjas hallgatók részére:

A 2018/19-as tanévre nyertes hallgatók az Erasmus+ ösztöndíj megvalósításához szükséges teendőkkel kapcsolatban elsősorban kari koordinátoruknál tájékozódhatnak. A kari koordinátorok elérhetőségét ITT találja.
Az utazást, biztosítást, illetőleg szállásfoglalást a kiutazó hallgatónak magának kell intézni, és az ezzel kapcsolatos költségek is őt terhelik. Ezen költségekhez az Erasmus+ ösztöndíj szabadon felhasználható, de az ösztöndíj hozzájárulás a mobilitáshoz, a teljes költséget nem fedezi.

A kiutazás előtt, a 90% ösztöndíj utalásához leadandó/kitöltendő dokumentumok:

Kérjük, a dokumentumok kitöltése előtt figyelmesen tanulmányozza a III. pont segítő magyarázatait!

1. Támogatási szerződés

tanulmányokhoz Erasmus+ösztöndíjjal (Campus Mundi ösztöndíjhoz a szerződésminta lejjebb a II. pontban)
szakmai gyakorlathoz Erasmus+ ösztöndíjjal (Campus Mundi ösztöndíjhoz szerződésminta lejjebb a II. pontban)
Leadandó 4 eredeti példányban, csak a hallgató által KÉK SZÍNŰ tollal aláírva.
Ha a fogyatékkal élők kiegészítő támogatására pályázott, akkor a megfelelő szerződésmintát az ösztöndíj elnyerését követően külön emailben fogja megkapni.

2. Learning Agreement

A Learning Agreementet elkészítheti az On-line Learning alkalmazással is amely elérhető itt: learning-agreement.eu
Papír alapú dokumentumok: 
for Studies (tanulmányokhoz)
for Traineeship (szakmai gyakorlathoz)

Leadandó 1 példányban (az összes fél által aláírva, szkennelt változat kinyomtatott példánya is megfelelő; az eredetit a mobilitás végéig kell leadni).

Tanulmányi mobilitáshoz (részképzés): Kitöltési útmutató-guidelines
Szakmai gyakorlathoz: Kitöltési útmutató-guidelines
Javasoljuk, hogy töltse le az Erasmus+ App-et is, mely sokat segíthet Erasmus+ ösztöndíjának megvalósításában!

3. Nyilatkozat

tanulmányokhoz
szakmai gyakorlathoz
diplomaszerzést követő szakmai gyakorlathoz

Leadandó 1 eredeti példányban, a hallgató által KÉK SZÍNŰ tollal aláírva.

4. OLS teszt kitöltését igazoló dokumentum/email

Leadandó 1 nyomtatott példányban.
Meghívó igénylése: a kérdőív kitöltésével + email küldése a kitöltésről az erasmus.out@dep.elte.hu email címre, tárgy: "OLS teszt igénylése".

5. Biztosítás(ok) meglétét igazoló dokumentum(ok) másolata (pl. EU-s egészségbiztosítási kártya)

Leadandó 1 másolt példányban. (FIGYELEM: A kártya/biztosítási kötvény mindkét oldalát le kell másolni!)

6. Az Erasmus Támogatási szerződésben található adatokat egyértelműsítő kérdőív kitöltésének igazolása 

Leadandó a kérdőív kitöltése után megjelenő szövegről készített printscreen 1 nyomtatott példányban. (A 17/18-as megjelölés a jelentkezés évére vonatkozik.)

Az összes, fent megnevezett dokumentumot 1 db lezáratlan borítékba kell tennie (hiánytalanul, hibátlanul), és leadnia kari koordinátoránál az adott félévben megadott határidőre: az őszi félévben kiutazó hallgatók lehetőleg július 25-ig, a tavaszi félévben kiutazó hallgatók lehetőleg november 15-ig, de legkésőbb a kiutazás kezdete előtt 6 héttel. Ha a megadott határidőre a dokumentumokat nem tudja leadni, akkor az ösztöndíj kifizetése időarányosan később fog megtörténni (átlagosan a leadástól számított 6-8 héten belül). Mivel szakmai gyakorlatra folyamatosan lehet jelentkezni, az ilyen típusú mobilitásra utazók lehetőleg a kiutazás kezdete előtt legalább 6 héttel adják le a dokumentumaikat!

II. Campus Mundi ösztöndíjas hallgatók (Erasmus+ zero grant státushoz)

Amennyiben Campus Mundi ösztöndíjat nyert el, az alábbi dokumentumokat szükséges beküldenie az Erasmus+ státus (az ELTE-n kötelező, kivéve EU-n kívüli szakmai gyakorlat esetén) igényléséhez:

1. Támogatási Szerződés

tanulmányokhoz Campus Mundi ösztöndíjjal
szakmai gyakorlathoz Campus Mundi ösztöndíjjal

Leadandó 2 eredeti példányban, csak a hallgató által KÉK SZÍNŰ tollal aláírva.

2. CAMPUS MUNDI Learning Agreement

for Studies (tanulmányokhoz)
for Traineeship (szakmai gyakorlathoz)

Leadandó 1 példányban (az összes fél által aláírva, szkennelt változat kinyomtatott példánya is megfelelő; az eredetit a mobilitás végéig kell leadni).
Erasmus+ Learning Agreement is elfogadható, ha a kezdő és befejező dátumban a napok is szerepelnek. Pontos információkért kérjük, látogasson el a Tempus Közalapítvány vonatkozó oldalára.

3. Nyilatkozat

tanulmányokhoz
szakmai gyakorlathoz
diplomaszerzést követő szakmai gyakorlathoz

Leadandó 1 eredeti példányban, a hallgató által KÉK SZÍNŰ tollal aláírva.

4. OLS teszt kitöltését igazoló dokumentum/email (www.erasmusplusols.eu)

Leadandó 1 nyomtatott példányban.
Meghívó igénylése: a kérdőív kitöltésével + email küldése a kitöltésről az erasmus.out@dep.elte.hu email címre, tárgy: "OLS teszt igénylése".

5. Biztosítás(ok) meglétét igazoló dokumentum(ok) másolata (pl. EU-s egészségbiztosítási kártya)

Leadandó 1 másolt példányban. (FIGYELEM: A kártya/biztosítási kötvény mindkét oldalát le kell másolni!)

6. Az Erasmus Támogatási szerződésben található adatokat egyértelműsítő kérdőív kitöltésének igazolása 

Leadandó a kérdőív kitöltése után megjelenő szövegről készített printscreen 1 nyomtatott példányban. (A 17/18-as szám a jelentkezés évére vonatkozik itt.)

A Campus Mundi ösztöndíjas hallgatók részére az aláírt Erasmus+ zero grant támogatási szerződést az Erasmus+ és Nemzetközi Programok Osztálya az aláírásokat követően (ez maximum 10 munkanapot vesz igénybe)
-szkennelt formában a hallgató szerződésben megadott emailcímére, 
-az eredeti példányt pedig kari koordinátora számára 
5 munkanapon belül megküldi.

III. Segítő magyarázat az egyes dokumentumokhoz

1. TÁMOGATÁSI SZERZŐDÉS

Mi ez? Egy hivatalos szerződés, melyben az Erasmus+ mobilitási ösztöndíjat elnyert hallgató és az ELTE megegyezik az ösztöndíj körülményeiről és összegéről! A szerződésminta az I. bekezdésben található.

Miért fontos? Magában foglalja a teljes mobilitás feltételeit, megléte nélkül a mobilitás nem kezdhető meg.

A szerződéssablont először mentse le, és ezután kezdje meg elektronikusan a kitöltését!
Csak azokat a részeket töltse ki, amelyek szerkeszthetők (írhatók vagy lenyíló menüvel rendelkeznek) – de azok közül az ÖSSZESET ki kell töltenie!
A legtöbb kitöltendő rovat segítő magyarázatokat tartalmaz, melyek akkor jelennek meg, ha az egérmutatót az adott cella fölé viszi. 
A 4 példányban kinyomtatott Támogatási szerződést csak az 5. oldalon, a „Résztvevő” alatt kell aláírnia, KÉK tollal. Az intézmény részéről szükséges aláírásokat (az intézményi Erasmus+ koordinátorét, az oktatási igazgatóét és a gazdasági ellenjegyzőét) a központi Erasmus+ és Nemzetközi Programok Osztály fogja kérni a vezetőktől.

Segítség a Támogatási szerződés megfelelő kitöltéséhez:

1. oldal

  • Ellenőrizze, hogy a státusza megfelelő-e: Erasmus+ pénzügyi támogatás, illetve Campus Mundi esetén státusz nulla támogatással („zero grant”); ha nem az, akkor nem a megfelelő szerződést töltötte le!
  • Minden személyes adatot töltsön ki, illetve válasszon a legördülő menüből!
    • tüntesse fel a nevét (a „Másrészről...” után, másik szerződő félként)
    • állandó lakcím: a lakcímkártyáján szereplő cím
    • email: olyan emailcímet írjon be, amelyet rendszeresen figyel
    • tématerület: a megszerzendő diplomájában szereplő képesítés neve
    • ISCED-F kód: a tanulmányi területéhez legközelebb álló terület 4 számjegyű kódja.
    • OM azonosító: egy 11 jegyű szám, amely mindig 7-sel kezdődik; megtalálható a Neptunban, valamint a diákigazolványon
    • befejezett felsőoktatási évek száma: egész számban; MA képzés esetén BA éveinek száma beleszámít
    • évfolyam: a mobilitás alatt hányadik évfolyamát végzi
    • korábbi Erasmus-részvétel: csak ugyanazon a képzési szinten (pl. MA-sként a BA-s szinten megvalósított Erasmust nem kell feltüntetni)
  • A bankszámlaadatokat hiánytalanul töltse ki (kérjük, kétszer is ellenőrizze az adatok helyességét, mert módosításra a dokumentum leadását követően már nincs lehetősége, erre a bankszámlára fog érkezni az ösztöndíja)!
    • bankszámla tulajdonosa: csak abban az esetben szükséges kitölteni, ha a számla tulajdonosa nem egyezik meg a hallgató személyével (kérjük, pontosan azt a nevet adja meg, amely a számlához tartozik)
    • bank neve
    • BIC/SWIFT szám
    • bankszámlaszám IBAN-kóddal: az ország betűkódjából (magyar bankszámla esetén HU) és két számból áll, ezt követi a bankszámlaszám (magyar bankszámla esetén 24 számjegy); segítség az alábbi linken.
    • a bankszámlaszám forint vagy deviza alapú megjelölése (az utalás mindig euróban történik, amennyiben a számla forint alapú, a számlavezető bank az utalás napján érvényes euró-forint árfolyamon fogja átváltani az ösztöndíj összegét)
  • A banki adatok módosítására a második részösztöndíj kiutalása előtt van lehetősége (pl. ha mobilitása végeztével megszüntetné kint nyitott bankszámláját, és ösztöndíja második részletét magyar számlára szeretné megkapni). Amennyiben élni kíván ezzel a lehetőséggel, kérjük, legkésőbb a záródokumentumok leadásakor tájékoztassa erről az Erasmus+ Nemzetközi Programok Osztályát az erasmus.out@dep.elte.hu emailcímen! A számlaszám megváltoztatását kérő emailhez mellékelnie kell az eredeti, elektronikusan kitöltött Támogatási szerződés elektronikusan javított változatát, melyben az új számla minden szükséges adatát megadja. Ennek hiányában az ösztöndíj az eredetileg megadott bankszámlára kerül kiutalásra.

2. oldal

  • A mobilitás helyszínét tanulmányok esetén Erasmus-kóddal adja meg!
  • A mobilitás időtartamát pontosan jelölje meg, az alábbi formában: év.hónap.nap (pl. 2000.01.01.) Kérjük, ügyeljen a következőkre:
    • az évszámot is tüntesse fel, ne csak a hónapot és napot
    • valid dátumokat írjon be (pl. 02.29 vagy 06.31 nem létezik)
    • a mobilitás időtartama szakmai gyakorlat esetén minimum 2 hónap, tanulmányok esetén minimum 3 hónap legyen
    • ha egész hónapokat kíván megjelölni, akkor a záró dátum napja eggyel kevesebb legyen, mint a kezdő dátumé (pl. 2000.01.10 - 2000.04.09).
  • A 2.3 (támogatott időszak), valamint a 3. (pénzügyi támogatás) cikket az Erasmus+ Nemzetközi Programok Osztálya tölti ki, kérjük, ide ne írjon semmit! A támogatott napok számát és a támogatás összegét az Erasmus+ Nemzetközi Programok Osztálya kalkulálja napra pontosan az Ön által megadott dátumok és az Európai Bizottság által közreadott rátatáblázat alapján (az összegek a pályázati felhívásban megtekinthetőek).

4. oldal

  • Szakmai gyakorlat esetén az 5. cikk minden részét (egészségbiztosítás, felelősségbiztosítás, baleset-biztosítás) ki kell tölteni. A háromféle biztosítás közül az egészségbiztosítás megkötése kötelező, a másik kettőé a munkavégzéstől függően kihagyható, de kifejezetten ajánlott. Amennyiben nem kíván az egészségbiztosításon kívül más biztosítást kötni, megteheti, hogy az 5.3 és az 5.4 pontokhoz is az egészségbiztosítás adatait írja be, ám ez nem jelenti azt, hogy érvényes felelősség-, illetve baleset-biztosítással rendelkezik.
  • A biztosításhoz nem kötelező az EU egészségbiztosítást beírni, ha más biztosítást kötött, akkor annak a nevét és számát írja be. (Az EU-biztosítás száma az egészségbiztosítási kártya alján bal oldalon szereplő, 20 jegyű szám, tehát nem a TAJ-számot kell beírni!)
  • Ügyeljen arra, hogy a kötött biztosítás a mobilitás teljes időtartamát lefedje! Amennyiben (pl. az EU-kártyája) a mobilitás záró dátumánál korábban lejár, ne mulassza el megújítani, és az új kártyát szkennelve megküldeni az erasmus.out@dep.elte.hu emailcímre!
  • A 6.2-es cikkhez (OLS-tesztel kapcsolatos kérdések) az OLS-teszten elért eredményét írja be, ne egy korábban megszerzett nyelvvizsga szintjét! Ha az anyanyelvén végzi a mobilitását, vagy olyan nyelven, amelyből nincs OLS-teszt, mindkét helyen válassza a „nem érhető el OLS a tanulmányok nyelvén” opciót!

A Támogatási szerződés 1. sz. melléklete a Learning Agreement (három aláírással), megléte nélkül a szerződés nem érvényes.
A Támogatási szerződés 3. sz. melléklete az Erasmus+ Hallgatói Charta.

2. LEARNING AGREEMENT (2018/19)

Mi ez? A Támogatási szerződés 1. sz. mellékelte, melyben az Erasmus+ ösztöndíjat elnyert hallgató megegyezik küldő szakmai koordinátorával és a külföldi partnerintézménnyel a külföldön végzendő tanulmányokról vagy szakmai gyakorlatról.  A letölthető minták az I/2. pontban találhatók.

Miért fontos? Amíg nincs aláírva, a Támogatási szerződés nem lép életbe, vagyis mobilitása nem valósulhat meg (ösztöndíja nem utalható).

A szerződéssablont először mentse le, és ezután kezdje meg elektronikusan a kitöltését!

Segítség a Learning Agreement megfelelő kitöltéséhez:

  • Ellenőrizze, hogy a megfelelő típust mentette-e le a fenti linkekről (tanulmányokhoz, szakmai gyakorlathoz) vagy a Tempus Közalapítvány oldaláról (Campus Mundihoz).
  • Töltse ki a fejlécet (a jobb felső sarokban a nevével és a releváns tanévvel).
  • A mobilitás minden kért adatát adja meg, mind a saját magára, mind a küldő és a fogadó intézményre vonatkozókat.
  • A külföldi fogadó intézmény Erasmus-kódját az interneten is megtalálhatja a „partneregyetem neve” és az „Erasmus code” keresőszavak használatával. Az ELTE kódja: HU BUDAPES01.
  • Kiutazás előtt csak a Before the Mobility részt kell kitölteni.
    • Sem az „A” (Study Programme at the Receiving Institution), sem a „B” (Recognition at the Sending Institution) táblázat nem maradhat üresen!
    • A részképzésre utazóknak az „A” táblázatban minimum 20 kredit (ECTS) értékben kell tantárgyakat megjelölniük. A PhD hallgatók kutatási tevékenységet is beírhatnak ide abban esetben, ha nem vesznek fel konkrét tantárgyakat.
    • Mind az „A”, mind a „B” táblázatban a beírt kreditértékeket össze kell adni, és a táblázat alján („Total”) az összeget beírni.
    • A mobilitás végeztével kezdeményezni kell a B táblázatban feltüntetett tanegységek elismertetését.
    • A nyelvtudást is meg kell jelölni.
    • Szakmai gyakorlat esetén a szakmai gyakorlati tevékenységet részletesen és pontosan ki kell fejteni, a szakos koordinátorral történő előzetes egyeztetésnek megfelelően.
  • A szerződésen mindhárom fél aláírásának szerepelnie kell. Szkennelt verzió is megfelelő, ill. amennyiben külföldi fogadó intézménye elektronikus aláírást használ, az is elfogadható.
  • A Learning Agreement 3. oldalán segítő magyarázatok találhatók a kitöltéshez.

3. NYILATKOZAT

Mi ez? Nyilatkozat arról, hogy a mobilitás időtartama alatt a hallgató aktív jogviszonyt fog létesíteni (kivéve a diplomaszerzést követő szakmai gyakorlat esetén).  A letölthető minták az I/3. pontban találhatók.

Miért fontos? Amennyiben a hallgatónak nincs aktív hallgatói jogviszonya a mobilitás időtartama alatt, a hallgató nem jogosult az Erasmus+ ösztöndíjra

Segítség a Nyilatkozat megfelelő kitöltéséhez:

  • Ellenőrizze, hogy a megfelelő típust mentette-e le a fenti linkről (tanulmányokhoz, szakmai gyakorlathoz vagy diplomaszerzést követő szakmai gyakorlathoz)!
  • Az „Eötvös Loránd Tudományegyetem... hallgatója” részhez a kar és a szak nevét írja be.
  • Miután elektronikusan kitöltötte, 1 példányban nyomtassa ki és kék tollal írja alá.

A mobilitás elején – a regisztrációs és tantárgyválasztási időszak lezárultát követően – készítenie kell egy printscreent az adott félévre vonatkozó aktív hallgatói státuszáról a Neptunban. Ügyeljen rá, hogy a neve látható legyen a printscreenen! Ezt küldje el emailben a kari koordinátora részére, a megérkezését igazoló Certificate of Arrival/Registration dokumentummal együtt.

4. OLS NYELVI TESZT 

Mi ez? Visszaigazoló email arról, hogy a hallgató kitöltötte az OLS-tesztet tanulmányainak nyelvéből.

Miért fontos? Minden hallgató köteles kitölteni a tesztet a mobilitás nyelvéből Erasmus+ ösztöndíjához a Támogatási szerződés 6. cikke alapján. Amennyiben a hallgató B2-es szint alatt teljesít, automatikusan hozzáférést kap egy nyelvi kurzushoz az adott nyelvből. Amennyiben B2-es szinten vagy afelett teljesít, lehetősége van akár az adott nyelvből, akár (amennyiben rendelkezésre áll) a fogadó ország bármelyik hivatalos nyelvéből nyelvi kurzust elvégezni.

A megfelelőség kritériuma:

  • A kitöltést igazoló email vagy printscreen, ahol a hallgató neve, valamint a teszt nyelve és eredménye egyértelműen olvasható és látható.

A tesztről az OLS honlapján tájékozódhat részletesen.

5. BIZTOSÍTÁS

Mi ez? Egy fénymásolat a mobilitás teljes időtartamára vonatkozó egészség- (továbbá adott esetben felelősség- és baleset-) biztosítási dokumentumról.

Miért fontos? Bármilyen egészségügyi probléma, betegség vagy baleset esetén szükséges, hogy a hallgató rendelkezzen megfelelő biztosítással az esetlegesen felmerülő költségek fedezésére.

A megfelelőség kritériuma:

  • A csatolt biztosítás száma és típusa szerepel a Támogatási szerződésben.
  • A biztosításnak a kinttartózkodás teljes időtartamára érvényesnek kell lennie.
  • Az EU-egészségbiztosításnak mind a két oldalát fénymásolni kell.
  • Egyéb (pl. biztosítási társasággal kötött) biztosítás esetén a szerződés másolatát csatolja. Ügyeljen rá, hogy a dokumentum tartalmazza a biztosítás érvényességét, és lehetőleg a fajtáját is, de legalább a pontos elnevezését.

IV. Mi történik a borítékkal, amit Ön lead kari koordinátorának?

  • Kari koordinátora átnézi az anyagot, és amennyiben valamilyen hibát vagy hiányosságot tapasztal, akkor felhívja figyelmét a módosítás szükségességére vagy a hiánypótlásra. A hiánypótlás dokumentumait ugyanúgy a kari koordinátor részére kell továbbítania.
  • Kari koordinátora a hibátlan és hiánytalan anyagokat továbbítja a központi Erasmus+ és Nemzetközi Programok Osztálya részére.
  • A központ második ellenőrzést végez, szükség esetén javításra vagy hiánypótlásra szólítja fel a hallgatót, rögzíti a dokumentumokat több központi rendszerben, és előkészíti az utaláshoz szükséges dokumentációt.
  • A központ továbbítja a dokumentációt utalásra és további vezetői aláírásokra az illetékes irodáknak (Központi Gazdasági Hivatal, Oktatási Igazgatóság, Pénzügyi és Monitoring Osztály).
  • A Pénzügyi és Monitoring Osztály rögzíti az adatokat az utaláshoz, újra ellenőrzi az egész dokumentációt, és kérvényezi az utalást a Magyar Államkincstárnál. A Magyar Államkincstár az utalási kérelmet továbbítja a Magyar Nemzeti Banknak.
  • A Nemzeti Bank utalja Önnek a pénzt, majd az jóváíródik bankszámláján.
  • Minden magyar állami költségvetési szervnél ezek a szükséges lépések az utaláshoz.
  • A folyamat általában 6-8 hétig tart. 

V. Egyéb általános információk, teendők kiutazás előtt

A kiutazást megelőzően az ösztöndíjas hallgatóknak több adminisztratív teendővel kell számolni, ezekben elsősorban a kari koordinátorok segítik őket. A kari koordinátorok elérhetőségét ITT találja.

Honnan tudom, hogy elnyertem az Erasmus+ ösztöndíjat?

Az Erasmus+ ösztöndíj elnyeréséről a Hallgatói és Oktatói Mobilitási Bizottság dönt, amely mindig a pályázati időszakot követő néhány héten belül ül össze. A döntésről egyrészt a kari koordinátora tud felvilágosítást adni, másrészről a Neptun-rendszerben is ellenőrizheti, mert a döntést követően Erasmus pályázatának státusza „ösztöndíjas” lesz. (Tekintettel arra, hogy több száz hallgató státuszának rögzítéséről van szó, a gyorsabb információszerzés érdekében érdemes kari koordinátoránál érdeklődni.)

Mi az a nominálás?

A hallgatókat a kari/intézeti koordinátorok nominálják a külföldi partnerintézménybe. Kérjük, győződjön meg arról, hogy Önt valóban nominálták a megfelelő partnerintézménybe! A külföldi intézmény mindig visszaigazolja, hogy tudja-e fogadni az adott hallgatót az adott félévre a megadott tudományterületre, vagy sem.

Kell külön is jelentkeznem a külföldi partnerintézménybe kiutazás előtt? 

Amennyiben a külföldi partnerintézmény kéri, vagy honlapján ez szerepel, a hallgatónak külön is jelentkeznie kell az intézménybe, a partner által megadott vagy a honlapján található instrukciók alapján.
A jelentkezéssel egy időben érdemes felvenni a kapcsolatot a külföldi partnerintézmény illetékes Erasmus-koordinátorával, és a Learning Agreement ügyintézését elindítani, illetve véglegesíteni a mobilitás kezdő és záró dátumát. (Az időpontokkal kapcsolatban érdemes lehet olyan hallgatóktól is informálódni, akik már tanultak az adott egyetemen, tekintettel arra, hogy az ösztöndíj összegének kiszámítása napra pontosan történik.)

Egyéb praktikus tudnivalók:

  • A kiutazás előtt a hallgató tájékozódik a fogadóintézmény szálláslehetőségeiről, illetve gondoskodik szálláshelyéről. Ebben a fogadóintézmény koordinátorai segítik.
  • Szintén a hallgató gondoskodik az utazásának megszervezéséről, illetve a teljes kinttartózkodás alatt érvényes biztosításáról, amely megfelel a fogadó intézmény/szakmai gyakorlati hely előírásainak. A hallgatónak ki kell váltania az Európai Egészségbiztosítási Kártyát, vagy meg kell kötnie egyéb, a mobilitás időtartamához és típusához megfelelő biztosításokat.
  • A hallgató a félév elején egyezteti itthoni tanáraival a küldő egyetemen (ELTE) felvett tárgyak elvégzésének feltételeit, igény szerint kedvezményes tanulmányi rendet igényel.
  • A külföldön hallgatni tervezett kurzusokat (kötelező vagy kötelezően válaszható kurzusok) a hallgató a küldő intézményben beszámíttatja. Az Erasmus-tanulmányok beszámításához kreditátviteli kérelmet kell benyújtania. A kérelem beadásának feltételeiről a hatályos kari Tanulmányi és Vizsgaszabályzat rendelkezik, a beszámításhoz kapcsolódó kérdésekre érdemben – tekintettel a kari specifikumokra – a kari koordinátor, illetőleg a Tanulmányi Hivatal válaszol.
  • Az érvényben levő kreditbeszámításra vonatkozó eljárásrend itt található.

EZZEL PÁRHOZAMOSAN A HALLGATÓNAK GONDOSKODNIA KELL A FENTI DOKUMENTUMOK KITÖLTÉSÉRŐL, ÉS 1 BORÍTÉKBAN ÖSSZEGYŰJTVE, POSTAI VAGY SZEMÉLYES ÚTON EL KELL JUTTATNIA KARI KOORDINÁTORÁHOZ!

2017/18-ban kiutazó hallgatók részére

I. 2017/18-ban kiutazó Erasmus+ ösztöndíjas hallgatók részére:

A 2017/18-as tanévre nyertes hallgatók az Erasmus+ ösztöndíj megvalósításához szükséges teendőkkel kapcsolatban első sorban kari koordinátoránál tájékozódhat. A kari koordinátorok elérhetőségét ITT találja.

A kiutazás előtt, a 90% ösztöndíj utalásához leadandó/kitöltendő dokumentumok:

1. Támogatási Szerződés (tanulmányokhoz, szakmai gyakorlathoz, Campus Mundi ösztöndíjhoz a Támogatási Szerződés sablon a II-es pontnál található) A Szerződéssablont először mentse le és azt követően kezdje meg a kitöltését!
(4 eredeti példányban, csak a Hallgató által KÉK SZÍNŰ tollal aláírva. Ha a hallgató fogyatékkal élők kiegészítő támogatására pályázott, akkor a megfelelő szerződésmintát az ösztöndíj elnyerését követően szintén külön e-mailben fogja megkapni.)
A Támogatási Szerződést úgy adja le, hogy csak Ön írta alá. Az intézményi Erasmus+ koordinátor, a rektori kabinetvezető és a gazdasági ellenjegyző aláírását a központi Nemzetközi Iroda fogja kérni Önnek a szerződésére a vezetőktől.

2. Learning Agreement for Studies/Traineeship
(1 példányban (scan kiutazás előtt, összes fél által aláírva -eredeti a mobilitás végéig leadandó)

3. Nyilatkozat (tanulmányokhoz, szakmai gyakorlathoz, diplomaszerzést követő szakmai gyakorlathoz)
(1 eredeti példányban, hallgató által aláírva)

4. OLS teszt kitöltését igazoló dokumentum/e-mail (www.erasmusplusols.eu) Meghívó igénylése: a linken található kérdőív kitöltésével + e-mail küldése a kitöltésről az erasmus.szerzodes@rk.elte.hu e-mail címre, tárgy: "OLS teszt igénylése" (1 nyomtatott példány)

5. EU vagy egyéb egészségbiztosítási dokumentum másolata
(1 másolati példány.FIGYELEM: A kártya/biztosítási kötvény mindkét oldalát le kell másolni!)
Az utazást, egészségbiztosítást, illetőleg szállást a kiutazó hallgatónak saját felelősségére magának kell intézni és az ezzel kapcsolatos költségeket is nyertes pályázó viseli, mely költségekhez az Erasmus+ ösztöndíj szabadon felhasználható, de az ösztöndíj hozzájárulás a mobilitáshoz, a teljes költséget nem fedezi.

6. Az Erasmus Támogatási Szerződésben található adatokat egyértelműsítő kérdőív: erasmus-szerzodeses-adatok 
(A kérdőív kitöltése után megjelenő szövegről készítsen print screent, és azt tegye a borítékba!)

Az összes, fent megnevezett dokumentumot a hallgatónak 1 db lezáratlan borítékba kell tennie (hiánytalanul, hibátlanul), és leadnia kari koordinátoránál az adott félévben megadott határidőre: az őszi félévben kiutazó hallgatók lehetőleg július 15-ig, a tavaszi félévben kiutazó hallgatók lehetőleg november 15-ig, de legkésőbb a kiutazás kezdete előtt 6 héttel.
A szerződéses adatokat tartalmazó kérdőívet a boríték leadása előtt szükséges kitölteni!
Ha a megadott határidőre a hallgató a dokumentumokat nem tudja leadni, akkor az ösztöndíj kifizetése időarányosan később fog megtörténni (átlagosan a leadástól számított 6-8 héten belül).

Az egyes dokumentumok kitöltéséhez a honlapon lejjebb görgetve talál segítséget, instrukciókat!

II. Campus Mundi ösztöndíjas hallgatók (= Erasmus+ zero grant státushoz)

Amennyiben a hallgató Campus Mundi ösztöndíjat nyert el az alábbi dokumentumokat szükséges beküldenie az Erasmus+ státus (az ELTE-n kötelező, kivéve EU-n kívüli szakmai gyakorlat esetén) igényléséhez:

1. Támogatási Szerződés (Campus Mundi zero grant TSZ sablon tanulmányokhoz, szakmai gyakorlathoz) A Szerződéssablont először mentse le és azt követően kezdje meg a kitöltését!
(2 eredeti példányban, csak a Hallgató által KÉK SZÍNŰ tollal aláírva) - 

2. CAMPUS MUNDI Learning Agreement for Studies/Traineeship - Erasmus+ Learning Agreement is elfogadható, ha a kezdő és befejező dátumban a napok is szerepelnek. Pontos információkért kérjük látogasson el a Tempus Közalapítvány vonatkozó honlapaloldalára.
(1 eredeti példányban a mobilitás végén, kiutazás előtt elegendő a scannelt változat, összes fél által aláírva.)

3. Nyilatkozat (tanulmányokhozszakmai gyakorlathoz, diplomaszerzést követő szakmai gyakorlathoz)
(1 eredeti példányban, hallgató által aláírva)

4. OLS teszt kitöltését igazoló dokumentum/e-mail (www.erasmusplusols.eu)
(1 nyomtatott példány)

5. EU vagy egyéb egészségbiztosítási dokumentum másolata
(1 másolati példány.FIGYELEM: A kártya/biztosítási kötvény mindkét oldalát le kell másolni!)
Az utazást, egészségbiztosítást, illetőleg szállást a kiutazó hallgatónak saját felelősségére magának kell intézni és az ezzel kapcsolatos költségeket is nyertes pályázó viseli, mely költségekhez az Erasmus+ ösztöndíj szabadon felhasználható, de az ösztöndíj hozzájárulás a mobilitáshoz, a teljes költséget nem fedezi.

6. Az Erasmus Támogatási Szerződésben található adatokat egyértelműsítő kérdőív: erasmus-szerzodeses-adatok 

A Campus Mundi ösztöndíjas hallgatók részére az aláírt Erasmus+ zero grant támogatási szerződést az ELTE OI Erasmus+ és Nemzetközi Programok Osztálya az aláírásokat követően a szerződésben megadott e-mail címére, valamint az eredeti példányt a hallgató kari koordinátora számára 5 munkanapon belül megküldi.

III. Segítő magyarázat az egyes dokumentumokhoz

1. TÁMOGATÁSI SZERZŐDÉS

Mi ez? Egy hivatalos szerződés, melyben az Erasmus+ mobilitási ösztöndíjat elnyert hallgató és az ELTE megegyezik az ösztöndíj körülményeiről és összegéről! A hallgatók ezt külön e-mailben kapják meg minden évben.

Miért fontos? Magában foglalja a teljes mobilitás feltételeit, megléte nélkül a mobilitás nem kezdhető meg.

Segítő, önellenőrző lista a Támogatási Szerződés megfelelő kitöltéséről:

  • Mind a 4 példány eredetiben aláírva a hallgató által, KÉK tollal
  • Minden személyes adat ki van töltve, helyes és megfelelő
  • OM azonosító (7-essel kezdődő a diák igazolványon rajta van)
  • Hallgató státusza megfelelő (Campus Mundi esetén zéró grant)
  • Pénzügyi támogatás részeket a központi iroda fogja jelölni!
  • Bankszámla adatokat kétszer ellenőrizte a hallgató (Erre a bankszámlára fog érkezni a 90%, változtatni nem lehet ezt követően. A bankszámla adatok az alábbiakból állnak:
    • Bankszámla tulajdonosa: csak abban az esetben szükséges kitölteni, ha a számla tulajdonosa nem egyezik meg a hallgató személyével. Kérjük, pontosan azt a nevet adja meg, amely a számlához tartozik.
    • Bank neve
    • BIC/SWIFT szám
    • IBAN kód: az ország betűkódjából és 26 számjegyből áll minden esetben). az IBAN kód kalkulátorhoz segítséget nyújt az alábbi link.
    • Bankszámlaszám Forint vagy Deviza alapú megjelölése
  • Mobilitás helyszíne fel van tüntetve (jobb, ha van Erasmus kód is)
  • Mobilitás időtartama pontosan meg van jelölve
  • A 2.3 és a 3.1 es pontok üresek
  • A 5.2 (szakmai gyakorlat esetén az 5.3 és az 5.4 is!)  ki van töltve
  • A biztosításhoz nem kötelező az EU egészségbiztosítást beírni, ha más biztosítást kötött a hallgató, akkor annak a nevét és számát kell beírni. (Az EU biztosítás száma a kártya alján bal oldalon szereplő, 20 jegyű szám, tehát nem a TAJ-számot kell beírni!)
  • a 6.2-es rész (OLS tesztel kapcsolatos kérdések) ki van töltve (ha magyar/anyanyelvén végzi a mobilitását, válassza a "nem érhető el OLS a tanulmányok nyelvén" opciót)
  • Kérjük, különösen figyeljenek arra, hogy az egyes dokumentumokat számítógéppel és ne kézzel töltsék ki.
  • A Támogatási Szerződés MINDEN OLDALÁN van kitöltendő rész, kérjük, olvassák végig a szerződést és minden szerkeszthető részt töltsenek ki! (Pl. Biztosítás, OLS teszt stb)
  • Ösztöndíjuk első részlete arra a bankszámlaszámra érkezik majd, amit a támogatási szerződésben megadnak. Annak módosítására a dokumentum leadását követően már nem lesz lehetőségük. A banki adatok módosítására a második részösztöndíj kiutalásakor lesz lehetőségük, amennyiben azt szükségesnek tartják.
  • Csak azokat a részeket töltsék ki a Támogatási Szerződésben, amelyek szerkeszthetőek, tehát ne írják be tollal az Önök által kalkulált ösztöndíjat a szerződésbe, mert azt a központi Nemzetközi Iroda kalkulálja napra pontosan az Önök által megadott dátumok és az Európai Bizottság által közreadott rátatáblázat alapján. (Az összegek a pályázati felhívásban elérhetőek:elte.hu>oktatas>nemzetkozi>Erasmus+>palyazati felhivas)
  • Ha Ön olyan nyelven tanul, amiből nincs OLS teszt akkor kérjük, hogy a 6.2 pontban az OLS teszt nem áll rendelkezésre opciót válassza. (Az OLS teszt kitöltéséről külön e-mailt küldünk majd azok részére, akik azt még nem kapták meg.)
  • Ha a támogatási szerződésben a kurzort a szerkeszthető cellára húzza, megjelennek súgó, segítő szövegek, kérjük ezeket is olvassák el!
  • A TSZ 1. sz. melléklete a Learning Agreement, (három aláírással) megléte nélkül a szerződés nem érvényes
  • A TSZ 2. sz. melléklete az Erasmus+ Hallgatói Charta

LEARNING AGREEMENT (2017/18)

Mi ez? A Támogatási Szerződés (TSZ) 1. sz. mellékelte, melyben az Erasmus+ ösztöndíjat elnyert hallgató megegyezik küldő szakmai koordinátorával és a külföldi partnerintézménnyel a külföldön végzendő tanulmányokról vagy szakmai gyakorlatról.

Miért fontos? A TSZ 1. sz melléklete, tehát amíg ez nincs aláírva a szerződés nem lép életbe, vagyis mobilitása nem valósulhat meg. (ösztöndíja nem utalható).

Segítő, önellenőrző lista a Learning Agreement megfelelő kitöltéséről:

  • A hallgató a megfelelő típus töltötte ki:
  • Fejléc ki van töltve (jobb felső sarok a hallgató nevével és a releváns tanévvel)
  • Minden cella ki van töltve, Különösen: Faculty/department, contact person stb.
  • Erasmus kód (ELTE kódja: HU BUDAPES01. A külföldi fogadó intézménye kódját interneten a hallgató is megtalálhatja a "partneregyetem neve" és az "Erasmus code" kereső szavak használatával.)
  • Before the mobility táblázat ki van töltve, tantárgyak összesen min. 20 ECTS! (kivéve PhD-hallgatók esetében.A PhD hallgatók megjelölhetnek kutatási tevékenységet is abban esetben ha nem vesznek fel konkrét tantárgyakat, de ez a táblázat nem maradhat üresen!)
  • Nyelvtudás meg van jelölve
  • „Recognition at the sending institution” rész ki van töltve!
  • 3 db aláírás van a szerződésen!(scannelt verzió is elég, ill. amennyiben külföldi fogadóintézménye elektronikus aláírást használ, az is elfogadható)
  • Szakmai gyakorlat esetén a szakmai gyakorlati tevékenység kifejtése részletes és pontos, a szakos koordinátorral előzetesen le lett egyeztetve
  • A Learning Agreementet csak akkor adják le, ha annak „Before mobility” részének mindegyik cikkelye kitöltésre került, illetve azt mind a küldő mind a fogadó intézmény részéről aláírásra került. (Scannelt aláírásokat elfogadunk)
  • A Learning Agreement 3. oldalán segítő magyarázatok találhatóak a kitöltéshez

NYILATKOZAT

Mi ez? Nyilatkozat arról, hogy a mobilitás időtartama alatt a hallgató aktív jogviszonyt fog létesíteni (kivéve a diplomaszerzést követő szakmai gyakorlat esetén)

Miért fontos? Amennyiben a hallgatónak nincs aktív hallgatói jogviszonya a mobilitás időtartama alatt, a hallgató nem jogosult az Erasmus+ ösztöndíjra

Segítő, önellenőrző lista a Nyilatkozat megfelelőségéről:

  • kitöltve, aláírva (kék tollal)
  • A kiutazás félévében a Neptun regisztrációs és tantárgyválasztási időszak lezárultát követően,meg kell küldeni a az aktuális félévre vonatkozó aktív hallgatói státusról a Neptun print screent úgy, hogy azon a hallgató neve látható a kari kooridnátor részére.

OLS NYELVI TESZT 

Mi ez? A visszaigazoló e-mail kinyomtatva arról, hogy a hallgató kitöltötte a részére megküldött OLS tesztet tanulmányainak nyelvéből. Az OLS-ről!

Miért fontos? Minden hallgató köteles kitölteni a tesztet Erasmus+ ösztöndíjához a Támogatási Szerződés 6. pontja alapján. Amennyiben a hallgató B2-es szint alatt teljesít, automatikusan kap nyelvi tesztet a tanulmányok nyelvéből. Amennyiben B2-es szinten, vagy a felett teljesít, választhat, hogy a tanulmányok nyelvéből, vagy (amennyiben rendelkezésre áll) a fogadó ország hivatalos nyelvéből végezzen el egy nyelvi kurzust.

Segítő, önellenőrző lista az OLS teszt megfelelőségéről:

  • kitöltést igazoló e-mail vagy print screen, ahol a hallgató neve egyértelműen olvasható és látható

BIZTOSÍTÁS

EU vagy egyéb a mobilitás teljes időtartamára vonatkozó egészségbiztosítási dokumentum másolata. Szakmai gyakorlatot végzőknek a felelősség és baleset biztosítást is javasoljuk megkötni, azonban amennyiben a hallgató vállalja, hogy ezen biztosítások nélkül utazik ki, akkor az EU Egészségbiztosítást is felvezethezi mindegyik kérdéshez a szerződésben.

Mi ez? Egy fénymásolat a mobilitás teljes időtartamára vonatkozó egészség (és amennyiben szükséges baleset) biztosítás dokumentumról.

Miért fontos? Bármilyen egészségügyi probléma, betegség vagy baleset esetén fontos, hogy a hallgató rendelkezzen megfelelő biztosítással az esetlegesen felmerülő költségek fedezésére.

Segítő, önellenőrző lista a Biztosítás megfelelőségéről:

  • Másolat az érvényes biztosításról (HA EU Egészségbiztosítás, akkor mind a két oldalt le kell fénymásolni)
  • A Biztosításnak a kinn tartózkodás TELJES IDŐTARTAMÁRA ÉRVÉNYESNEK KELL LENNIE!
  • Egyéb biztosítás esetén (pl. külön biztosítási társasággal kötött szerződésnél a megkötött biztosítás másolata)
  • A csatolt Biztosítás száma és típusa szerepel a Támogatási Szerződésen.

Mi történik a borítékkal, amit Ön lead kari koordinátorának?

  • Kari koordinátora átnézi az anyagot és amennyiben valamilyen hibát, vagy hiányosságot tapasztal, akkor felhívja figyelmét a módosítás szükségességére vagy a hiánypótlásra. (Kérjük, hogy legyenek figyelmesek, és ne adjanak le hiányos vagy hibás dokumentációt.) A hiánypótlás dokumentumait a kari koordinátor részére szíveskedjenek továbbítani.
  • Kari koordinátora a hibátlan és hiánytalan anyagokat továbbítja a központi Nemzetközi Iroda részére.
  • A központ második ellenőrzést végez, rögzíti a dokumentumokat több központi rendszerben, és előkészíti az utaláshoz szükséges dokumentációt.
  • A központ továbbítja a dokumentációt utalásra és további vezetői aláírásokra az illetékes irodáknak (Rektori Kabinet, Gazdasági Főigazgatóság, Pénzügyi és Monitoring
  • Osztály)
  • A Pénzügyi és Monitoring Osztály rögzíti az adatokat az utaláshoz, újra ellenőrzi az egész dokumentációt és kérvényezi az utalást a Magyar Államkincstárnál. A Magyar Államkincstár az utalási kérelmet továbbítja a Magyar Nemzeti Banknak.
  • A Nemzeti Bank utalja Önnek a pénzt, majd az jóváíródik bankszámláján.
  • Minden magyar állami költségvetési szervnél ezek a szükséges lépések az utaláshoz.
  • A folyamat általában 6-8 hétig tart. (2017 nyarán-ősszel, a rektorváltás okozta jogkörátírások miatt, ez esetlegesen hosszabodhat néhány héttel.)

IV. Egyéb általános információk, teendők kiutazás előtt

A kiutazást megelőzően az ösztöndíjas hallgatóknak több adminisztratív teendővel kell számolni, ezekben elsősorban a kari koordinátorok segítik a hallgatókat. A kari koordinátorok elérhetőségét ITT találja.

Honnan tudom, hogy elnyertem az Erasmus+ ösztöndíjat?

Az Erasmus+ ösztöndíj elnyeréséről a döntést a Hallgatói és Oktatói Mobilitási Bizottság hozza meg, amely mindig a pályázati időszakot követő néhány héten belül ül össze. A Döntésről egyrészt a kari koordinátora tud felvilágosítást adni, másrészről a döntést követően a Neptun rendszerben Erasmus pályázatának státusa „ösztöndíjas” lesz, tehát azt ott is ellenőrizheti. (Tekintettel arra, hogy több száz hallgató rögzítéséről van szó a gyorsabb információszerzés érdekében érdemes kari koordinátoránál érdeklődni.)

Mi az a nominálás?

A hallgatókat a kari/intézeti koordinátorok nominálják a külföldi partnerintézménybe. Kérjük, győződjön meg arról, hogy Önt valóban nominálták a megfelelő partnerintézménybe. A külföldi intézmény mindig visszaigazolja, hogy tudja e fogadni az adott hallgatót az adott félévre a megadott tudományterületre, vagy sem.

Kell külön jelentkeznem a külföldi partnerintézménybe kiutazás előtt? IGEN

  • Amennyiben a külföldi partneregyetem kéri/honlapján ez található a hallgató külön jelentkezik a külföldi partnerintézménybe, a külföldi partner által vagy a honlapon található instrukciók alapján.
  • A jelentkezéssel egy időben érdemes felvenni a kapcsolatot a külföldi partnerintézmény illetékes Erasmus koordinátorával és a Learning Agreement ügyintézését elindítani! illetve véglegesíteni a mobilitás kezdő-, illetőleg záró dátumait. (Az időpontokkal kapcsolatban érdemes előre egyeztetnie a külföldi koordinátorral, vagy olyan hallgatótársakkal akik már tanultak az adott egyetemen, tekintettel arra, hogy ösztöndíjösszegének kiszámítása napra pontos. )

Egyéb praktikus teendők:

  • A kiutazás előtt a hallgató tájékozódik a fogadóintézmény szálláslehetőségeiről, illetve gondoskodik szálláshelyéről. Ebben a fogadóintézmény koordinátorai segítik.
  • Szintén a hallgató gondoskodik az utazásának megszervezéséről, illetve a biztosításáról, amely a teljes kint tartózkodása alatt érvényes és megfelel a fogadó intézmény/szakmai gyakorlati hely előírásainak A hallgatónak ki kell váltania az Európai Egészségbiztosítási Kártyát, vagy egyéb a mobilitás időtartamához és típusához megfelelő biztosításokat meg kell kötnie.
  • A hallgató a félév elején egyezteti itthoni tanáraival a küldő egyetemen (ELTE) felvett tárgyak elvégzésének feltételeit, igény szerint kedvezményes tanulmányi rendet igényel.
  • A külföldön hallgatni tervezett kurzusokat a hallgató a küldő intézményben (kötelező vagy kötelezően válaszható kurzusok) beszámíttatja. az Erasmus tanulmányok beszámításához kreditátviteli kérelmet kell benyújtania. A kérelem beadásának feltételeiről a hatályos kari Tanulmányi és Vizsgaszabályzat rendelkezik, a jelen témakörhöz kapcsolódó kérdésekre érdemben a –tekintettel a kari specifikumokra- a kari koordinátor, illetőleg a Tanulmányi Hivatal válaszol.
  • Az érvényben levő kreditbeszámításra vonatkozó eljárásrend, itt található

Ezzel párhozamosan a Hallgatónak a fenti dokumentumok kitöltéséről és a felelős Kari Koordinátorának borítékban történő átadásáról (postai vagy személyes úton) szükséges gondoskodnia!