Mobilitás után/A mobilitás zárása

Frissítve: 2022.05.17.

I. TEENDŐK A MOBILITÁS VÉGÉN

Az Erasmus+ záródokumentumok beadásával a hallgató teljesíti a támogatási szerződésben vállalt kötelezettségeit az elszámolásra vonatkozóan, egyben igényeli maradványösztöndíjának kifizetését.

HOGYAN KELL A MOBILITÁST ZÁRNI?

Az alább felsorolt dokumentumokat elektronikus úton kérjük eljuttatni kari koordinátora részére.

Az EU survey kitöltését igazoló email.
Figyelem! Jelenleg nem működik az a felület, amelyik a hallgatóknak kiküldi a meghívót az EU survey-hez. Amennyiben ez Önt érinti, átmenetileg az igazolás nélkül is benyújthatja záró anyagait, ezzel igényelve a maradék ösztöndíj kifizetését. Ugyanakkor felhívjuk figyelmét, hogy a kitöltést kötelező utólag pótolni (erről figyelmeztető e-mailt is fogunk küldeni), elmulasztása esetén az ösztöndíját vissza kell fizetnie!
Transcript of Records/Traineeship Certificate, mely tartalmazza a hallgatónak a fogadó intézményben elvégzett minden kurzusát és azok kreditértékét, illetve a hallgató szakmai tevékenységét, továbbá a fogadó intézmény aláírását/pecsétjét stb. Szakmai gyakorlat esetén helyettesíthető a Learning Agreement After the Mobility dokumentummal.
Időtartam-igazolás. A kint töltött időtartamot karantén és/vagy részben itthonról végzett (blended) mobilitás esetén csak ezen a dokumentumon lehet leigazoltatni: Certificate of Attendance. Egyéb esetben elfogadható a Learning Agreement After the Mobility vagy Transcript of Records/Traineeship Certificate dokumentumokon szereplő, vagy más hiteles időtartam-igazolás is.
Zöld utazási forma igazolása (2022/23-as tanévtől): Amennyiben zöld utazási forma esetén nyújtott kiegészítő támogatásban részesült, köteles az utazási dokumentációt megőrizni, és azzal mobilitása zárásakor a megvalósult utazás zöld formáját igazolni. Ennek megfelelően kérjük, fokozottan ügyeljen az utazás során felhasznált jegyek megőrzésére! Az igazolás lehetséges formái:
- utazási dokumentumok (utazási jegyek – pl. buszjegy, vonatjegy), melyek tartalmazzák a kiutazó nevét, az utazás dátumait, illetve a kiindulási és érkezési pontot
- ennek hiányában (pl. telekocsival utazás, név nélküli vonatjegy esetén) büntetőjogi nyilatkozat (ügyfélkapun keresztül, AVDH-s hitelesítéssel, vagy tollal aláírva és beszkennelve)

TOVÁBBI FONTOS TUDNIVALÓK A ZÁRÁSSAL KAPCSOLATBAN

Lehetőség van a korábban megadott bankszámlaszám módosítására (például azért, mert mobilitása végeztével megszüntetné kint nyitott bankszámláját, és ösztöndíja második részletét másik számlára szeretné megkapni). Ehhez töltse ki a szerződésmódosítási űrlapot hiánytalanul és hibátlanul! Az űrlapot elektronikusan, az “Elküld” gombbal kell véglegesíteni.
Amennyiben utólag javítani/módosítani kívánja az űrlapon megadott adatokat, kérjük, ezt e-mailben jelezze az erasmus.out@dep.elte.hu címen, NE töltse ki újra az űrlapot!

Figyelem! Részképzés esetén – a Támogatási szerződés 4.3 pontjának megfelelően – Erasmus+ ösztöndíjának 2. részlete csak akkor kerülhet kiutalásra, amennyiben az általános kreditelismertetési eljárásrend 2. pontjában részletezett, mobilitás alatti kötelezettségeit teljesítette.

Csakis teljes, hiánytalanul összeállított dokumentumcsomagot áll módunkban elfogadni. A hiányosan leadott csomagok visszaküldésre kerülnek kari koordinátorához hiánypótoltatásra, ami jelentősen lassíthatja a fennmaradó ösztöndíj összegének elutalását. Ezért nyomatékosan felhívjuk minden hallgató figyelmét, hogy csak akkor adja le kari koordinátoránál a csomagját, ha már minden szükséges dokumentumot beszerzett!

Ha a mobilitás időtartama rövidebb a Támogatási Szerződésen feltüntetett időtartamnál, akkor a mobilitás zárásakor az ösztöndíj újrakalkulálódik a rövidebb időtartamra vonatkozóan, a különbözetet pedig a hallgatónak vissza kell fizetnie az Erasmus+ program részére, amennyiben azt nem fedezi a mobilitás zárásakor utalandó 10% ösztöndíj összege.

A DOKUMENTUMOK LEADÁSÁNAK HATÁRIDEJE

Javasoljuk, hogy a hazaérkezést követő 1 hónapon belül adja le az összes szükséges dokumentumot!

A dokumentum leadásának végső határideje
őszi félévben kiutazó hallgatók: 03.31.
tavaszi félévben kiutazó vagy tavaszi félévre hosszabbító hallgatók: 07.31.
Németországban tanuló hallgatók esetében a végső határidő: 09.30.
szakmai gyakorlat esetében a szakmai gyakorlat zárását követő legkésőbb 30 napon belül.

Kérjük, amennyiben önhibáján kívül nem tudja betartani a fenti határidőket, értesítse kari koordinátorát,
adott esetben kérje segítségét a hiányzó dokumentumok beszerzéséhez!

II. SEGÍTŐ MAGYARÁZAT AZ EGYES DOKUMENTUMOKHOZ

EU SURVEY (BESZÁMOLÓ)

A hallgatóknak kötelező az Erasmus+ mobilitásukra vonatkozó online beszámolót kitölteniük. A kitöltéshez automatikusan kapnak meghívót emailben, a Támogatási szerződésben megadott záró dátumot követő 1 napon belül.

Amennyiben nem kap meghívót, jelezze kari koordinátorának! A kitöltésről szóló igazolást kell elküldenie! (Amennyiben nem találja a visszaigazoló e-mailt, a kitöltött beszámoló első oldalát csatolja.)

Ha a fentiekkel kapcsolatban bármilyen további kérdése van, forduljon bizalommal Erasmus+ koordinátorához!

Együttműködését ezúton is köszönjük szépen.

2017/18-BAN KIUTAZÓ ERASMUS+ ÖSZTÖNDÍJAS HALLGATÓK RÉSZÉRE

AZ ÖSSZEGYŰJTÖTT DOKUMENTUMOKAT 1 DB LEZÁRATLAN BORÍTÉKBAN, KARI KOORDINÁTOR RÉSZÉRE KELL LEADNI POSTÁN VAGY SZEMÉLYESEN.
Határidő: A hazaérkezést követő 1 hónapon belül, de legkésőbb az őszi félévben kiutazó hallgatók: 2018. 05.31-ig, tavaszi félévben kiutazó hallgatók: 2018.08.31-ig. (Németországban tanuló hallgatók esetében a végső határidő: 2018. 10.31.)

FIGYELEM: csakis teljes, hiánytalanul összeállított dokumentumcsomagot áll módunkban elfogadni. A hiányosan leadott csomagok visszaküldésre kerülnek kari koordinátorához és hiánypótoltatásra kerülnek, mely jelentősen lassíthatja a fennmaradó ösztöndíj összegének elutalását. Ezért nyomatékosan felhívjuk minden hallgató figyelmét, hogy csak akkor adja le kari koordinátoránál a csomagját, ha már minden szükséges dokumentumot beszerzett, megfelelő formában!

A dokumentum csomagnak tehát az alábbiakat kell tartalmaznia:

Az EU Survey kitöltését igazoló e-mail nyomtatott másolata.
OLS záró teszt kitöltését igazoló e-mail nyomtatott másolata.
Transcript of Records/Traineeship Certificate (továbbiakban: ToR) – mely tartalmazza a hallgató a fogadó intézményben elvégzett minden kurzusát/szakmai tevékenységét, valamint azok kredit értékét, a fogadó intézmény aláírását/pecsétjét stb. A ToR dokumentum helyettesíthető a Learning Agreement After the Mobility dokumentummal.
Időtartam igazolás – a hallgatónak 3 opciója van, hogy igazolja (a fogadó intézmény aláírásával hitelesített dokumentum segítségével) az Erasmus+ mobilitásának kezdő-, illetve záró dátumát:
- Certificate of University Attendance (fogadó fél által kiállított dokumentum)
- Learning Agreement After the Mobility (mely tartalmazza a mobilitás pontos időtartamát)
- Transcript of Records/Traineeship Certificate (mely tartalmazza a mobilitás pontos időtartamát, fogadó intézmény állítja ki)

+Kreditelismertetési folyamat: Kérjük ne felejtse el, hogy külföldi részképzése során megszerzett kreditértékeit beszámíttathatja hazai tanulmányaiba. Az ezzel kapcsolatos tudnivalókról érdeklődjön kari koordinátoránál!

++Amennyiben ez korábban nem történt meg, támogatási szerződés 1. oldal 2. sz. lábjegyzet értelmében a végső Learning Agreement ("before the mobility" rész) dokumentból egy olyan példányt is be kell nyújtania amelyen szerepel a hallgató és az ELTE illetékes koordinátorának eredeti aláírása.

Segítő magyarázat az egyes dokumentumokhoz

1. EU SURVEY kitöltése

A hallgatók az Erasmus+ mobilitásra vonatkozó on-line beszámolót készítenek külföldi tanulmányukról. Erről e-mailt hazaérkezésük után automatikusan kapnak a hallgatók. Amennyiben a hallgató ilyen e-mailt (30 nappal visszaérkezése után) nem kap, azt haladéktalanul jelezze kari koordinátorának. A kitöltésről szóló igazolást szintén beleteszi a borítékba.

Kérjük, hogy a kitöltött EU SURVEY-t (pdf) ne nyomtassa ki és ne küldje be. Elegendő annak az első oldala, vagy maga a visszaigazoló e-mail.

2. OLS záró teszt

Az OLS záró teszt kitöltésére külön e-mailben hívja fel a rendszer a hallgató figyelmét, de amennyiben a hallgató belép saját OLS felületére a záró tesztet így is kitöltheti! A nyelvi teszt eredménye továbbra sem jár következményekkel, illetve kötelezettségekkel, kitöltése azonban feltétele a hallgató által elnyert ösztöndíj utalási folyamatának indításához. A záró teszt kitöltését igazoló e-mailt a hallgató szintén a leadandó borítékba helyezi!

3. TRANSCRIPT OF RECORDS/TRAINEESHIP CERTIFICATE

A hallgatók kint tartózkodásuk végén igazolást, vagyis Transcript of Records/Traineeship Certificate (a továbbiakban: ToR) dokumentumot kérnek a fogadóintézménytől, amely részletezi a hallgató által teljesített tárgyakat és krediteket /szakmai gyakorlat esetén az elvégzett munka összegzését, értékelését. A megszerzett kreditek /szakmai gyakorlat esetén az elvégzett munka összegzésének, értékelésének igazolására a Learning Agreement After the Mobility formanyomtatvány is megfelelő. Az Tanscript of Records dokumentumot a hallgató szintén a leadandó borítékba teszi.

4. IDŐTARTAM IGAZOLÁS

Amennyiben a ToR nem tartalmazza a mobilitás pontos időtartamát, ez esetben külön a tartózkodást igazoló dokumentum kiállítását kell kérni a hallgatónak (Certificate of Attendance - CoR). Az időtartam igazolást a hallgató szintén a leadandó borítékba teszi.

Bármilyen további kérdése esetén forduljon bizalommal kari koordinátorához.

Együttműködését ezúton is köszönjük szépen.