Fájltárolás és –kezelés a Canvasban
Saját fájlok és kurzusfájlok
Minden felhasználó rendelkezik a saját nevére kattintva elérhető fájltárolóval (Fájlok), ahol már megtalálja automatikusan generált mappában a belső üzenetküldésekben csatolt fájljait (conversation attachments) és a profilképeit (profile pictures). Innen elérhetőek az egyes kurzusok mapparendszerei is (kurzusfájlok), amelyeknek – hallgatói vagy oktatói jogosultsággal – a felhasználók tagjai. A saját fájltárolóban további mappákat lehet létrehozni, és fájlokat feltölteni ezekbe. Egy másik fájltároló a fentebb említett kurzusfájlok, amely a kurzus felületéről, a Fájlok menüpont alól is elérhető. A hallgatóknak nincs jogosultsága feltölteni fájlokat ebbe, ez csak az oktató kiváltsága. Amennyiben az oktató szeretné, hogy a hallgatók fájlokat tudjanak egymással megosztani a kurzus felületén, a Beállítások menüpont alatt a Kurzusrészleteknél a további lehetőségekre kell kattintania, és jogosultságokat adni a hallgatók számára arra, hogy fájlokat csatolhatnak a fórumokba, esetleg maguk is hozhassanak létre fórumtémákat. A személyes fájltárolóra szükség van ahhoz a művelethez is, amikor a hallgató a Canvas szövegszerkesztője segítségével képet szúr be szöveges bevitel esetén.
Fájlok tömeges feltöltése
Fájlt feltölteni a legevidensebb módon a Fájlok menüpont alatt a Feltöltés gombra kattintva lehet. Tallózást követően duplakattintással kijelölhetük a feltölteni kívánt fájlt, és máris megkezdődik a feltöltési folyamat, és ismét a Canvas fájltárolójában vagyunk. A fájlok azonban nem csak egyesével tölthetők fel. A fájlok tallózása közben akár több fájlt is kijelölhetünk, ha a fájlokra a billentyűzet Ctrl gombjának nyomvatartása mellett kattintunk rá. Ha egy fájllista egymás után következő X elemét szeretnénk kijelölni, az elsőre történő kattintás után a Shift billentyű lenyomása mellett az utolsóra kell kattintanunk.
Még egyszerűbb lehet a fájlok tömeges feltöltése, ha megnyitjuk a feltölteni kívánt fájlokat tartalmazó mappát a számítógépünkön, majd a kattint és húz (drag and drop) módszerrel a Canvas fájltárolóba húzzuk őket – amennyiben azonos mappában szeretnénk őket elhelyezni. A fentebb ismertetett fájlkijelölési módszerrel a Canvas fájltárolóiban is élhetünk, így egy mappában található fájlokat egyszerre is le lehet tölteni, ahogy mappákat is – ez esetben tömörített mappa (zip) fognak az állományok megjelenni a letöltéseink között. A zip tömörített mappák a feltöltésnél is jó szolgálatot tehetnek. Ha egy zip fájlt szeretnénk feltölteni, a Canvas rákérdez, hogy ki szeretnénk-e csomagolni a fájlokat vagy valóban egy csomagban szeretnénk feltölteni. Érdemes élni az előbbi lehetőséggel, ugyanis utóbbi esetben nincs online betekintés a fájlokba, a fájlok előnézete nem hozható létre, és ez hátrányos lehet a hallgatókra nézve, ha épp csak bele-bele szeretnének tekinteni egy-egy dokumentumba.
Fájlok rendezése
A fájltárolóban mappák hozhatóak létre, amik segítenek abban, hogy a feltöltött anyagok között a hallgatók könnyebben tájékozódjanak. Külön mappák hozhatóak létre az egyes kontaktórákhoz, például az első óra anyagai az 1. óra c. mappában lesznek elérhetőek. Más logika szerint is kialakíthatjuk a mapparendszert, például a feltöltött fájlok funkciója szerint, lehet külön mappába rendezni az oktató előadásanyagait, a hallgatók kiselőadásait, a kötelező irodalmat, az ajánlott irodalmat, a gyakorlófeladatokat stb. A fájlok közötti eligazodást segíti az is, ha nem csak a mappáknak, de maguknak a fájlok is informatív névvel rendelkeznek. A fájlok kiterjesztése a fájlnév végződéséből és a fájl neve előtti ikon alapján is könnyen felismerhető, de ez még önmagában kevés lehet ahhoz, hogy a hallgató könnyen megtalálja, amit keres. A Fájlok keresése súgószöveggel ellátott keresőmezőbe írva a fájlok nevében kereshetünk, már csak ezért is érdemes a fájlok elnevezésére figyelmet fordítani. A fájlok a listanézetben a sor végén kurzusmozgatás eredményeképpen megjelenő fogaskerékre kattintva letölthetőek, áthelyezhetőek, átnevezhetőek vagy törölhetőek. A fájlokról a listában megállapítható, hogy mekkora a méretük, mikor lettek létrehozva/feltöltve. Egyes fájlformátumok a Canvas számára is “olvashatóak”, ezekre kattintva előnézeti ablakban böngészhetjük a fájl tartalmát, például a doc, pdf és ppt kiterjesztések esetén. Ez jó szolgálatot tesz, ha a hallgató nem szeretné az olvasáshoz letölteni a fájlt a számítógépre. Azt kell még szem előtt tartani, hogy a fájlok láthatóságát, amiket feltöltünk, szintén szabályozni lehet. A hallgatók csak akkor fogják látni ezeket, ha publikusra állítottuk őket, illetve ha nincsenek hozzárendelve olyan modulhoz, amelynek megtekintésére a hallgatónak még nincs jogosultsága, akár mert még nem teljesítette az előfeltételeit, akár mert bizonyos ideig zároltuk. A modulok felépítéséről és hozzá kapcsolódó funkciókról ebben a cikkünkben tájékozódhat.
A fájlok mint a kurzusfelület szerves részei
A fájltárolóban a fájlok rendszerezetten kaphatnak helyet, kereshetőek, egy az egyben letölthetőek saját számítógépre is, azonban a fájlok szerepe ezen is túl tud mutatni. A fájlokat a tananyaghoz és a tevékenységekhez szorosabb szálak is köthetik azáltal, hogy az oldalakon, szövegekben is szerephez jutnak, ugrópontokként. Például egy feladat instrukciójában utalhatunk egy segédanyagra, amely a hallgatók munkáját segíti, és a segédanyag szóra kattintva az a fájl nyílik meg, amelyik tartalmazza a részletes útmutatást. Ehhez nincs másra szükség, mint a Fájlok menüpont alatt a Segédanyagok mappába korábban feltöltött dokumentum előnézetét megnyitni, majd az egyedi URL-t a címsorból kimásolni, és a feladatleírásban a megfelelő résznél ugrópontként elhelyezni. A fájltárolóban a fájl nevére történő jobbegér-kattintással a Link címének másolása menüpontot választva szintén kinyerhető az az URL cím, amire a szövegdobozban, tehát a feladatleírásban hivatkozhatunk. Ezeknek az ugrópontoknak a beépítésével fokozható a tananyag koherenciája, és megtakarítunk a hallgatóknak egy sor kattintást és rengeteg keresgélést a segédanyagok, hivatkozott fájlok után kutatva.
A fájlok hangsúlyos helyzetbe kerülnek, ha a modulok részeivé tesszük őket. Attól függően, hogy hány fájllal dolgozunk egy kurzuson belül, és ezek milyen kaliberűek, jó megoldás lehet egy-egy kiemelkedő forrást, előadásanyagot a modulok kialakításánál is elemként hozzáadni. Ennek előnye lehet, hogy a hallgatók jobban rátalálnak ezekre a fájlokra, illetve az előrehaladásnál követelménnyé tehetjük, hogy a modul egyes részeit, például egy fontos fájlt meg kelljen tekintheti ahhoz, hogy a modul befejezettnek legyen tekinthető, és tovább lehessen lépni a következőre. A modulok felépítéséről és hozzá kapcsolódó funkciókról ebben a cikkünkben tájékozódhat.
Nagyméretű fájlok
Minden kurzusfelülethez alapértelmezetten 1000 MB tárhely érhető el, ami indokolt esetben, külön kérésre módosítható. Ez esetben az elearning@rk.elte.hu címre küldött e-maillel szükséges jelezni az igényt. A fájltároló kapacitásának alternatív bővítésére adnak lehetőséget a felhőszolgáltatások, olyan online tárhelyek, mint a Google Drive, a Dropbox vagy például a YouTube. Ez esetekben a tartalomra mutató linkeket helyezhetünk el a kurzusfelületen, akár az oldal formájában megszerkesztett tananyagban linkként, akár a modul részeként önálló Külső URL-ként. Az oldalakba nem csak linkként szúrható be például egy videó, hanem beágyazott tartalomként is. Erről ebben a cikkünkben írtunk. Az alternatív tartalommegosztókon tárolt fájlok esetén szintén felmerül a láthatóság kérdése. Ügyelni kell arra, hogy ha nem is az interneten teljesen publikus és kereshető, listázott tartalom lesz ez, link birtokában legalább hozzáférjenek a hallgatók.
Gyorsértékelő
A hallgatók munkái nem a fájltárolókban, hanem a Feladatok menüpont alatt kaphatnak helyet, amennyiben az oktató a feladatot úgy írta ki, hogy a beadás típusát tekintve online, azon belül is opcióvá tette a Fájlfeltöltések lehetőséget az előtte látható jelölőnégyzet bekattintásával. Az oktató a beadott fájlok bizonyos típusainál a Gyorsértékelőben szintén tud élni az előnézettel, ami egyértelműen gyorsítja a javítási munkát, de ha offline szeretne dolgozni, feladatonként a csoport hallgatóinak (utolsó) munkáit egy tömörített mappában tudja a gépére letölteni. Ha cél, hogy a hallgatók egymás munkáit lássák, a fentebb leírt módon létre lehet hozni a kurzusfájlok között egy mappát a feladat címével, majd a zip fájlt feltölteni, a kicsomagolási lehetőséggel élve. A fájlok nevében a hallgatók neve is szerepel, hogy egyértelmű legyen, melyik kinek a megoldása.