Mobilitás előtti teendők "Erasmus+ 20%" nyertes hallgatóknak

2022/23-AS TANÉVben "ERASMUS+ 20%" Nemzektözi Kreditmobilitásban résztvevő hallgatók számára

Javasoljuk, hogy a mobilitás kezdete előtt 6-8 héttel indítsa el az ügyintézést, hogy ösztöndíja megérkezzen a mobilitás kezdő dátumáig. Későbbi ügyintézés esetén az ösztöndíj kifizetése időarányosan eltolódik.

Általános tudnivalók minden kiutazó hallgatónak

Az alább olvasható útmutató az "Erasmus+ 20%" nemzetközi kreditmobilitást közeli és távoli partnerországba elnyert

• hosszú távú tanulmányi célú mobilitásban,
• szakmai gyakorlaton,
• rövid távú doktori mobilitásban

résztvevő hallgatóknak egyaránt szól.

Koronavírusjárvány és vis maior esetek

Az ELTE Járványügyi Operatív Koordináló Testületének (JOKT) tájékoztatója alapján a hallgatói mobilitások támogatottak. A mobilitási időszak tervezésekor tájékozódjon a fogadó intézménynél a lehetőségekről (online kurzusok, online munkavégzés). Akkor is kiutazhat, ha nincs lehetőség jelenléti formában végzett oktatásra/szakmai gyakorlatra, de a fogadó intézménnyel egyeztetve megállapodnak, hogy online is el tudja végezni feladatait. Mindenképpen várja meg, amíg megkapja a szükséges információt a fogadó féltől, valamint figyelje a folyamatosan frissülő https://covid.uni-foundation.eu/ weboldalt, illetve a fogadó intézmény honlapját.

Ösztöndíj minden esetben csak a célországban megvalósult mobilitási időszakra folyósítható!

Ezért ha az előzetes megállapodás ellenére kiderül, hogy mégsem tudják személyesen fogadni, illetve nincs lehetőség online oktatásra/munkavégzésre sem, ne utazzon ki, és ne kezdje meg a mobilitását, hanem egyeztessen a fogadó hellyel a mobilitás elhalasztásának lehetőségéről.

Amennyiben kiutazik, de a minimális időtartam teljesítésére önhibáján kívül (pl. a koronavírus-járvány miatt) nem kerül sor, az vis maior helyzetnek minősül. Ebben az esetben az ösztöndíj elszámolása a hallgató által egyéni méltányossági kérelem benyújtásával kezdeményezett vis maior eljárás eredményétől függ. Részletek itt.

Felhívjuk figyelmét, hogy amennyiben a koronavírus-járvány miatt nem tudja megkezdeni a mobilitását, lehetősége van egyéni kérelmet benyújtani halasztásra. Az engedmény csak azokra a hallgatókra vonatkozik, akik a koronavírus által okozott (veszély)helyzettel összefüggésben nem tudják megkezdeni mobilitásukat, és ezt még a kiutazás tervezett kezdete előtt írásos formában jelzik kari koordinátoruknál. Amennyiben élni szeretne az engedménnyel, az alábbi adatokat tartalmazó e-mailben jelezze kari koordinátora számára:

• név, Neptun-kód
• az elnyert mobilitási ösztöndíj eredeti és új kezdő dátuma
• indokolás (az e-mail szövegében röviden írja le a körülményeket, amelyek megakadályozzák a mobilitás megkezdését)
• ha szükséges, írásos igazolás (pl. a fogadó szervezet üzenete arról, hogy egyelőre nem tudják fogadni a koronavírus helyzet miatt; a koronavírus helyzetre hivatkozó elutasító levél; stb.)

A kérelem elbírálásáról az Erasmus+ és Nemzetközi Programok Osztálya fogja értesíteni.

Praktikus teendők

Tekintettel arra, hogy a jelenlegi bizonytalan helyzetben a tervezett fizikai mobilitás időtartama és az annak megfelelő ösztöndíjösszeg változhat, és a vis maior eljárás keretében visszautalási kötelezettség keletkezhet, az átváltási költségek elkerülése érdekében javasoljuk, hogy euró alapú számlát nyisson Erasmus+ ösztöndíjához. Emellett kérjük, fokozottan ügyeljen az utazáshoz kapcsolódó dokumentáció (pl. beszállókártya, vonatjegy, szállással kapcsolatos számlák stb.) megőrzésére, mivel szükség lehet rá vis maior kérelem benyújtásakor.

Az utazást, biztosítást, esetleges vízumigénylést, valamint a szállásfoglalást a kiutazó hallgatónak magának kell intéznie, és az ezzel kapcsolatos költségek is őt terhelik. Ezen költségekhez az Erasmus+ ösztöndíj szabadon felhasználható, de az ösztöndíj csak hozzájárulás a mobilitáshoz, a teljes költséget nem minden esetben fedezi. Ha szüksége van Erasmus+ ösztöndíját kiegészítő egyéb forrásokra, a kiegészítő támogatások menüpontban tájékozódhat a program által nyújtott további támogatási lehetőségekről.

MOBILITÁS ELŐTT INTÉZENDŐ DOKUMENTUMOK

1. OLS NYELVI TESZT

A megújult OLS-platform ezen a felületen érhető el, itt tudja igényelni a minden kiutazó számára kötelező OLS nyelvi tesztet. A portálon való regisztrálás után nemcsak különböző online nyelvi kurzusokon, hanem az EUAcademy további képzésein is részt vehet, ezért javasoljuk, hogy térképezze fel a lehetőségeket.

A regisztrációt követően erről az oldalról tudja elérni az elvégzendő nyelvi tesztet az alábbi lépések szerint:

1. Kattintson a „Join community” lehetőségre.
2. Keresse ki a mobilitása nyelvét, és kattintson a „[nyelv] Learning community and Resources” lehetőségre.
3. Keresse meg a saját nyelvére vonatkozó „Placement Test” lehetőséget, és kezdje meg a tesztet.

Fontos! A teszt végeztével készítsen képernyőképet az elért eredményről! A képen legyen látható a jobb felső sarokban szereplő neve, illetve a teszt eredménye. Ezt a képernyőképet a többi, kiutazás előtti dokumentummal együtt küldje majd el kari koordinátorának. Egyelőre csak ezen a módon tudja igazolni a kötelező teszt teljesítését. A teszt bárhányszor kitölthető, így bármikor tudja javítani eredményét.

Az OLS-sel kapcsolatos kérdés esetén ezen a linken talál segítséget.

Az OLS-tesztet minden mobilitás előtt kötelező elvégezni, akkor is, ha egy korábbi mobilitás kapcsán már kitöltött ilyet. Ha az Ön mobilitásához elvárt nyelv (pl. kínai) nem szerepel a platformon elérhető nyelvek között, akkor a kitöltés Önre nézve nem kötelező. 

2. LEARNING AGREEMENT

A Learning Agreement, vagyis Tanulmányi szerződés a Támogatási szerződés 1. sz. melléklete, melyben az Erasmus+ ösztöndíjat elnyert hallgató megegyezik szakmai koordinátorával és a külföldi partnerintézménnyel a külföldön elvégzendő tanulmányokról vagy szakmai gyakorlatról.  Amíg nincs mindhárom fél (hallgató, küldő egyetem, fogadó intézmény) által aláírva, a Támogatási szerződés sem léphet életbe, tehát mobilitása nem valósulhat meg, ösztöndíja nem utalható.

A szakmai koordinátorával, kari koordinátorával, valamint a külföldi partnerrel leegyeztetett, kitöltött és mindhárom fél által aláírt tanulmányi szerződést a kari koordinátorához kell eljuttatnia, aki ellenőrzés után e-mailben továbbítja a végleges dokumentumot az Erasmus+ és Nemzetközi Programok Osztályának.

Tanulmányi szerződés (Learning Agreement) sablon

Rövid útmutató a Tanulmányi szerződés (Learning Agreement) kitöltéséhez

„General Information”

• A mobilitás minden kért adatát adja meg, mind a saját magára, mind a küldő és a fogadó intézményre vonatkozókat. A Responsible Person és az Administrative Contact Person megegyezése esetén is ki kell tölteni mindkét részt.
• Az "ESI - European Student Identifier" pontot nem szükséges kitölteni.
• Az ELTE Erasmus-kódja: HU BUDAPES01.
• A táblázat alján ne felejtse el megjelölni a nyelvtudás szintjét!

„Mobility Type and Duration”

• Hosszú távú (2 hónap, vagy annál hosszabb) mobilitás esetén „Semester(s)” a kitöltendő.
• Ha még nem ismeri a mobilitása pontos kezdő- és záródátumát, elég megadnia a kint elvégzendő szemeszter(ek) első és utolsó hónapját és az évszámot.

„Study Programme at the Receiving Institution”

• Mind a „Table A”, mind a „Table B” táblázatot ki kell tölteni.
• A részképzésre utazóknak az „A” táblázatban minimum 20 ECTS kredit értékben kell tantárgyakat vállalniuk, illetve a félév során teljesíteniük. Mind az „A”, mind a „B” táblázatban össze kell adni a beírt kreditértékeket, és a táblázat alján („Total”) feltüntetni az összeget.
• PhD-hallgatók kutatási tevékenységet is folytathatnak a mobilitásuk alatt, ebben az esetben rájuk nem vonatkozik a minimum 20 kredit elvégzésének kötelezettsége. Ilyenkor mindkét táblázatban a „Doctoral Research / Thesis Research” megnevezést javasoljuk feltüntetni, a kreditoszlopban pedig az N/A („Not Applicable”) értéket.

Szakmai gyakorlat

Tanulmányi szerződés (Learning Agreement) szakmai gyakorlathoz sablon
Kitöltési útmutató

3. BIZTOSÍTÁS

Bármilyen egészségügyi probléma, betegség vagy baleset esetén szükséges, hogy a hallgató rendelkezzen megfelelő biztosítással az esetlegesen felmerülő költségek fedezésére. A mobilitás teljes időtartamát lefedő, a fogadó országban érvényes egészségbiztosítás megkötése a hallgató feladata és felelőssége, anélkül nem köthető meg a Támogatási szerződés (tehát ösztöndíj nem utalható, a mobilitás nem kezdhető meg). Javasoljuk, hogy először a fogadó intézmény honlapján, vagy nemzetközi irodájánál tájékozódjon, mert előfordul, hogy a saját/velük szerződött biztosító szolgáltatásának igénybevételét kérik a beérkező hallgatóktól.

Az Online űrlapon feltüntetett háromféle biztosítás közül a szakmai gyakorlatosoknak is csak az egészségbiztosítás megkötése kötelező, a másik kettőé a munkavégzéstől függően kihagyható, de ajánlott. Amennyiben nem kíván az egészségbiztosításon kívül más biztosítást kötni, megteheti, hogy a felelősségbiztosításhoz és a baleset-biztosításhoz is az egészségbiztosítás adatait írja be, ám ez nem jelenti azt, hogy érvényes felelősség-, illetve baleset-biztosítással rendelkezik.

A biztosítási kötvényről készült szkent a kari nemzetközi koordinátorának kell e-mailben elküldenie érvényes útlevelének szkennelt másolatával egyetemben. A biztosítási kötvény másolatán legyen látható:

• a kötvényszám
• a biztosítás érvényességi ideje,
• a fedezett egészségügyi szolgáltatás mértéke és fajtája (pl. fedezi-e az esetleges Covid-megbetegedés költségeit is?),
• illetve a biztosítás területi érvényessége (valóban érvényes-e az adott célországban).

4. ONLINE ŰRLAP

Az űrlap caesaros azonosítást követően itt érhető el.

A személyre szabott Erasmus+ Támogatási szerződést, melynek megkötése elengedhetetlen a mobilitás megkezdéséhez, illetve a támogatás igényléséhez, az ebben az űrlapban megadott adatok és nyilatkozatok alapján hozzuk létre. Az űrlap kitöltése kötelező.

5. TÁMOGATÁSI SZERZŐDÉS

A Támogatási szerződés pdf változatát az Onlike űrlapon megadott e-mail címére fogja megkapni, az űrlapon beküldött adatok alapján személyre szabottan elkészítve. Amennyiben a szerződésben feltüntetett adatok megfelelőek, tartalmát megértette és vele egyetért, AVDH-bélyegzővel hitelesítve küldje vissza az erasmus.icm@dep.elte.hu e-mail címre. Az AVDH-hitelesítést – Ügyfélkapu-hozzáféréssel – a dokumentum magyarorszag.hu/szuf_avdh_feltoltes oldalra való feltöltésével tudja elvégezni. Az ösztöndíjutalás feltétele a digitálisan hitelesített Támogatási szerződés megléte.

A Támogatási szerződés 1. sz. melléklete a mindhárom fél által aláírt Tanulmányi szerződés (Learning Agreement), mely nélkül a Támogatási szerződés nem érvényes.
A Támogatási szerződés 3. sz. melléklete az Erasmus+ Hallgatói Charta.

A dokumentumok benyújtása

1. E-mailben a kari koordinátor részére beküldendő: 

• A mindhárom fél által aláírt Tanulmányi szerződés (Learning Agreement) pdf-ben 
• Biztosítási kötvény szkennelt másolata 
• Érvényes útlevél szkennelt másolata

3. Az Online űralpot az „Elküld” gombra kattintva tudja véglegesíteni és benyújtani.
4. Az e-mailben megkapott Támogatási szerződést a magyarorszag.hu/szuf_avdh_feltoltes weboldal segítségével hitelesítse, majd küldje el az erasmus.out@dep.elte.hu címre!

Támogatási szerződését csak azt követően tudjuk elkészíteni, hogy minden további szükséges dokumentuma beérkezett a kari koordinátorától. Ezért kérjük, az online űrlap kitöltése előtt először ezekről gondoskodjon!

Az ösztöndíja első részletének (a teljes összeg 90%-a) kifizetése a hitelesített Támogatási szerződés beérkezésétől számított 4 héten belül várható, abban az esetben, ha hiánypótlásra, a többi dokumentum korrigálására nincs szükség. A dokumentáció hiánypótlása az ösztöndíjkifizetés elhúzódását vonhatja maga után. A 10% maradványösztöndíjat a mobilitás sikeres zárása és a Támogatási szerződésben lefektetett kötelezettségek teljesítése után kapja meg a hallgató. További információ: A mobilitás zárása

Kreditelismertetés

A külföldön elvégzett kurzusokat a küldő intézmény maradéktalanul beszámítja a hallgató itthoni tanulmányaiba kötelező vagy szabadon választható tanegységként. Az így elismert kreditek után a hallgatónak nem kell kredittúlfutási díjat fizetnie.

A 2022/23-as tanévtől érvényes új Erasmus kreditbeszámítási eljárásról ezen az oldalon tájékozódhatnak.