Hamarosan indul az ELTE Tudástérkép – fontos a vonatkozó adatok pontossága a STA-ban!

Az ELTE számára kiemelten fontos, hogy a nyílt tudomány szellemében a társadalom számára láthatóvá tegye tudományos tevékenységét, ezért 2022 novemberében nyilvánossá teszi az ELTE Tudástérképet, amely az Eötvös Loránd Tudományegyetemen keletkező tudás témaköreit és szakértőit kívánja az interneten kereshetővé tenni minden érdeklődő számára. (Nemzetközi példaként szolgálhat a Harvard Egyetem felülete, vagy a Humboldt Egyetem hasonló projektje.)

A Tudástérképet használva kideríthető, hogy egy intézményen belül mely témában kihez érdemes fordulni. Az érdeklődők az ELTE Tudástérkép menüpontjait használva kulcsszó, tudományág és szervezeti egységek szerint is kereshetnek majd az egyetem kutatói és kutatási témáik között.

Az oldalon szereplő adatok megegyeznek azokkal, amelyeket az egyetem kutatói adtak meg magukról az ELTE Stratégiai Adatbázisában (STA), amelyből a Tudástérkép automatikusan átveszi a szükséges információkat. Ezért a 2022. november 1–15. közötti aktuális validálási időszakban különösen fontos naprakésszé tenni azokat az információkat, amelyek a Tudástérképben nyilvánossá válnak majd. Ezek a következők (mellettük feltüntetve a STA-ban található helyük):

E-mail – Személyes Adatok / Alapadatok 
Honlap – Személyes Adatok / Alapadatok
MTMT ID – Személyes Adatok / Alapadatok
ORC ID – Személyes Adatok / Alapadatok
Munkakör – Személyes Adatok / Munkaköri adatok
Szervezeti egység – Személyes Adatok / Alapadatok
Főbb kutatási területek – Személyes Adatok / Főbb kutatási területek
Tudományági besorolás – Személyes Adatok / Tudományági besorolás

Kérjük, a Honlap mezőben működő, rendszeresen frissített személyes honlapjukat adják meg! Amennyiben nem rendelkeznek ilyennel, kérjük, a kari honlapon található adatlapjuk linkjét írják be. Ez utóbbi (szintén a STA-ban megadott adatokkal) minden kari honlapon automatikusan generálódik, megtalálható a kari honlapon a névre indított kereséssel, linkje jellemzően ez: https://KAR RÖVIDÍTÉSE.elte.hu/munkatarsak/VEZETÉKNÉV-KERESZTNÉV.

Mivel ezeken az oldalakon sok esetben nem található feltöltött fotó, vagy nagyon rossz minőségű fotó szerepel jelenleg rajtuk, kérjük, hogy lehetőség szerint szíveskedjenek a STA-ban az Alapadatok rész Portré rovatában új, nagyobb felbontású/jobb minőségű képet feltölteni.

A Tudástérképpel összefüggő esetleges kérdésekkel a Tudománypolitikai Iroda kollégáihoz fordulhatnak a tudomanypolitika@rk.elte.hu e-mail címen.

Az oktatóktól, kutatóktól érkezett igények alapján, az Egyetem Szenátusának 2022.10.10-i jóváhagyása nyomán Ösztöndíjprogramokhoz kapcsolódó témavezetések néven új menüpont vált elérhetővé a STA-ban a Tehetséggondozás főmenü alatt. A menüpontban egyelőre az Új Nemzeti Kiválóság Program (ÚNKP) és a Kooperatív Doktori Program (KDP) keretében meghirdetett felhívásokon nyertes hallgatókkal kapcsolatos témavezetői/vállalati szakértői tevékenység adatai rögzíthetőek, a menüpont azonban a későbbiekben más pályázati felhívásokkal is kiegészülhet. 

Az új menüpont kitöltésével kapcsolatos esetleges kérdéseket, észrevételeket a stratadatbazis@elte.hu címen várják a STA-t kezelő Egyetemi Stratégiai Iroda kollégái.

Elkészült a Stratégiai Adatbázis (STA) lekérdező funkciója, amely 2022. március 16-ától lesz éles a sta.elte.hu felületen.

A lekérdező funkció tesztelését ezúton köszönjük a BTK, a PPK, a TTK kollégáinak és a központi MTMT adminisztrátor kollégáknak.

Néhány tudnivaló a felület működésével kapcsolatban:

1. HOZZÁFÉRÉS:

Ezt a funkciót mindenki tudja majd használni, aki a STA-hoz valamilyen szervezeti egységre vonatkozóan írási vagy olvasási joggal rendelkezik. A jogosultak az általuk adminisztrált / vezetett szervezeti egység felhasználóinak adatait tudják lekérdezni.

Ehhez a STA-ba való bejelentkezést követően a jobb felső sarokban lévő nagyítóra kell kattintani.

A nagyító ikon csak akkor jelenik meg, ha a bal felső sarokban egy magasabb szintű szerepkör (vezető, adminisztrátor) aktív.

2. TARTALOM:

A kialakítás során célunk volt, hogy kari értékelő rendszerek alapját képezze, és egyéb statisztikák mellett használható legyen pl. a KSH éves statisztikájához is, amely az oktatók, kutatók tudományos fokozataira, címeire kérdez rá.

FELHASZNÁLÓK SZŰRÉSE FÜL MEZŐI:

Külön mező lett:

• születési dátum
• nemek – Egyelőre a rendelkezésünkre álló adatokat használja. Szeretnénk, ha ezt át tudnánk venni az SAP-ból, de ezt külön meg kell rendelni az SDA-tól;
• kilépés – Ha aktívakra akarnak rákérdezni, az „üres” mezőt szükséges bejelölni;
• közalkalmazott – Csak az aktuálisan élő közalkalmazotti jogviszony számít;
• határozatlan/határozott idejű jogviszony – Párhuzamosan létező határozatlan és határozott jogviszonynál a jogviszonyt a lekérdező határozatlan idejűnek tekinti. Jövő idejű belépés nem jelenik meg;
• munkakörök – Csak az oktató/kutató munkakörökre és a professzor emeritusokra/emeritákra lehet keresni.
• Validálás – Validálás időpontja -tól-ig, az „üres” mező bejelölésével pedig azokra lehet szűrni, akik nem validáltak;
• Tudományos fokozatok (PhD/Kandidátus/DLA) valamint külön PhD/DLA – KSH adatszolgáltatáshoz;
• MTA doktora, MTA rendes tagja, MTA levelező tagja, habilitált – Levelezőknél azokat adja ki csak, akik nem rendes tagok (a KSH adatszolgáltatáshoz kiküszöböljük, hogy kétszeresen számítsa a lekérdező az oktató rendes és a levelező MTA tagságát).

STATISZTIKÁK KIVÁLASZTÁSA FÜL MEZŐI:

MTMT-ből át tudtuk venni:

• a 7 féle jellegre,
• a cikkekhez kapcsolódó MTA besorolás szerinti A-D kategóriákra,
• a publikációkhoz kapcsolódó WoS D1, Q1, Q2 kategóriákra,
• a lektorált és nem lektorált publikációkra való szűrési lehetőséget, valamint külön lehet szűrni
• az idegen nyelvű és
• az ELTE-hez rendelt

szempontok szerint is a különböző publikációkat (folyóiratcikkeket, konferencia-absztraktokat, könyveket, könyvfejezeteket, vagy az összes publikációt).

A már nálunk szereplő folyóiratokat havonta kérjük le újra, az újonnan bekerült folyóiratokat pedig naponta.

Fontosnak tartottuk továbbá

• a konferenciákra,
• a pályázatokra,
• a tudományos közéleti tevékenységekre,
• a tehetséggondozásra és
• a kurzusokra való szűrési lehetőséget („Oktatás” szűrési lehetőség). Ehhez kapcsolódik a „Vizsgált időintervallum” mezőn belül a félévre szűrés. Választható a félévre vagy évre szűrés, de bármelyikre esik a választás, a rendszer kikövetkezteti belőle a másikat:
  • 2017/18/2 - 2018/19/1 ---> amely mezőnél csak évre lehet szűrni, ott 2018 - 2018 lesz;
  • év választásánál, pl. 2017 - 2019 --> ahol csak félévre lehet szűrni, ott 2016/17/2 - 2019/20/1 lesz.

A funkció a STA-ban 2021.07.26-ától éles. A jogosultságot a kari HR adminok adják meg, a dékán utasítása alapján. Kérjük, ezzel kapcsolatban a stratadatbazis@elte.hu-ra ne írjanak.

Az Egyetemi megbízatások menüpontra épülő új funkciónak köszönhetően a dékánok által kijelölt HR adminisztrátorok számára lehetővé vált a vezetői jogosultság megadása bizonyos vezetői pozíciók esetében. Azon karok, amelyek ezt a funkciót igényelték, olvasási jogot adhatnak például intézetigazgatók, tanszékvezetők számára az általuk vezetett szervezeti egység munkatársainak adataihoz. Ezt a funkciót kizárólag azok a karok fogják látni a STA-ban, amelyek jelezték, hogy vezetőik számára olvasási jogot szeretnének biztosítani.

Vezetői jogosultságot kizárólag a HR adminisztrátor adhat. Ha a HR adminisztrátor által felvitt adatokat az oktató/kari STA adminisztrátor módosítja, a vezetői jogosultság megszűnik, és erről a HR adminisztrátor automatikus üzenet kap.

A vezetőiknek betekintési jogot nem igénylő karok oktatói természetesen továbbra is az eddigiek szerint tudják rögzíteni a vezetői megbízásukat, illetve az ő felhatalmazásuk alapján a kari STA adminisztrátorok. Esetükben a vezetői megbízatáshoz értelemszerűen nem fog kapcsolódni vezetői jogosultság, és nem is fogják látni a vezetői jogosultság mezőt a STA-ban.

Az oktatók feletti vezetői jogosultsággal nem járó megbízatásokra (pl. szakkollégium vezető) minden kar esetében ugyanez vonatkozik, azt az oktatók, illetve felhatalmazásuk alapján a kari STA adminok rögzítenék továbbra is.  

2021.07.26-tól 

• A Személyes adatok/Egyetemi megbízatások menüpontból átkerül a doktori iskola vezető, doktori program vezető a Személyes adatok/Szerepvállalás doktori iskolában menübe.
• A Tagság, kapcsolatok, adminisztráció/Bizottsági és testületi tagság menüben rögzített, ELTE-s doktori alprogram vezető szerepköröket szintén áthelyezzük a Szerepvállalás doktori iskolában menübe.

A hivatkozott menüpontokat érintő változtatással kiküszöböltük, hogy ugyanazon szerepköröket egyidejűleg több menüpontban lehessen rögzíteni.

Kérjük az oktatókat/kutatókat, hogy 2021.07.26-tól ellenőrizzék a Szerepvállalás doktori iskolában menü tartalmát, és töröljék az adatátvétel miatt esetlegesen előálló duplumokat. Szükség lehet továbbá a „Megnevezés” mezőbe a Bizottsági és testületi tagság menüpontból átkerülő adatok javítására.

Probléma, kérdés esetén kérjük, az alábbi címen keressék az Adatvédelmi és Stratégiai Adatkezelési Irodát: stratadatbazis@elte.hu

Adattisztítás érdekében a szakfelelősségre vonatkozó adatokat 2021. március 30-i élesítéssel átemeljük a Személyes adatok/Egyetemi megbízatások menüből a Tagság, kapcsolatok, adminisztráció/Képzésért való felelősség menübe.

A jövőben szakfelelősi pozíciót csak a Képzésért való felelősség menüben lehet feltüntetni.

Az Egyetemi megbízatások menüből a „Típus” (ELTE szakfelelős), és az ahhoz tartozó „Megnevezés”, „Kezdete”, „Vége” adatok kerülnek át a Képzésért való felelősség menün belül a „Felelősség megjelölése”, a „Képzés megnevezése”, valamint a „Mettől” és „Meddig” mezőkbe.

Fontos, hogy az oktatók ellenőrizzék a Képzésért való felelősség menü tartalmát, és töröljék az adatátvétel miatt esetlegesen előálló duplumokat, hiszen előfordul, hogy a szakfelelősségre vonatkozó adatokat az oktatók korábban nemcsak az Egyetemi megbízatások, hanem a Képzésért való felelősség menübe is felvitték.

Szükséges lehet továbbá a Képzésért való felelősség menüben a „Képzés megnevezése” mezőbe átkerülő adatok javítása, ha az Egyetemi megbízatások menü „Megnevezés” mezőjében korábban nem csupán a szakfelelősséggel érintett szak elnevezését rögzítették.

Probléma, kérdés esetén kérjük, az alábbi címen keressék az Irodát: stratadatbazis@elte.hu

A Tudományos Tanács javaslatára 2021. március 8-ától megváltozik a Stratégiai Adatbázisban (STA) a tudományági besorolás (Személyes adatok/Tudományági besorolás).

A Stratégiai Adatbázis a jelenlegi Frascati tudománybesorolási rendszert használja továbbra is, azzal a módosítással, hogy az informatika kikerül a természettudományok alól, és önálló területként jelenik meg. Ezentúl a "Számítógéptudomány és informatika tudomány" területét a Frascati 1. szintjén, a legfelső legördülő menüből lehet kiválasztani.

Azon felhasználók profiljában, akik korábban a „Számítógéptudomány és informatika tudományt” jelölték meg, a fenti módosításnak megfelelő változtatásokat automatikusan átvezetjük.

Azon oktatók számára, akiket érint a módosítás, ajánlott annak ellenőrzése, hogy náluk jól működött-e az átvezetés.

Probléma, kérdés esetén kérjük, keressék az Adatvédelmi és Stratégiai Adatkezelési Irodát: stratadatbazis@elte.hu

A Stratégiai Adatbázis (STA) 2021. március 4-étől veszi át az ORCID-azonosítót teljeskörűen az MTMT-ből.

Azaz már nemcsak akkor kerül át az azonosító a STA-ba, ha oda nem lett beírva, hanem a beírt azonosítókat is felülírja az MTMT adatai alapján a rendszer, megszüntetve ezzel a STA-ba hibásan beírt azonosítókat.

Az 5/2017. (V. 2.) számú rektori utasítás 4. §-a előírja, hogy „Az Egyetemen oktatói, kutatói munkakörben foglalkoztatott közalkalmazottak legkésőbb 2017. május 31. napjáig a) ORCID (Open Researcher and Contributor ID) szerzői azonosítót hoznak létre a https://orcid.org/ felületen történő regisztrációval...”.

Az ORCID a Stratégia Adatbázisba is beírható volt eddig, azonban 2021. február 17-étől az ORCID (valamint a Researcher és a Scopus) azonosítót a Stratégiai Adatbázis (STA) automatikusan átveszi az MTMT-ből, amennyiben még nem szerepel a STA Személyes adatok/Alapadatok menüpontjában (Ez változott, lásd: 2021.03.04-i hír). Naponta frissülnek az adatok.

2021. április 1-jétől a validáláshoz szükség lesz ORCID-azonosítóra, azaz csak akkor lehetséges a validálás, ha az ORCID-azonosító szerepel az MTMT-ben, és onnan átemelte a STA. Hiányzó vagy hibás azonosító esetén először az MTMT-adatot kell ellenőriznie az oktatóknak.

A kari könyvtáros kollégákat, az egyetemi MTMT-adminisztrátoron keresztül, megkértük, hogy keressék meg azokat az oktatókat, akiknek az MTMT-beli és a STA-beli ORCID-azonosítójuk eltér.

Probléma, kérdés esetén kérjük, keressék az Adatvédelmi és Stratégiai Adatkezelési Irodát: stratadatbazis@elte.hu

Kari kezdeményezésre létrejött, és 2021. január 29-én élesítésre került egy újabb menüpont: a „Hallgatók toborzására irányuló tevékenység”, az „Egyéb szakmai tevékenység” főmenün belül.

Ebbe a menüpontba a középiskolásoknak tartott előadások mellett még 2, a hallgatók toborzására irányuló tevékenység is bekerült, szintén kari kérésre: a középiskolások számára szervezett táborok és szakkörök.

A menüponthoz tartozó magyarázó szövegben szerepelnek a rögzítéshez szükséges információk:

• A középiskolások számára, a hallgatói utánpótlás megteremtésének céljából tartott előadásokat, táborokat, szakköröket kérjük feltüntetni.
• A középiskola kiválasztása csak az előadások esetében kötelező. A szakkörök, táborok esetében, ha azok nem köthetők egy középiskolához, akkor a "nem adekvát" opciót szükséges a legördülő menüből kiválasztani.
• Az előadások időpontja esetében elég a kezdő dátum kiválasztása.
• Az előadás/tábor/szakkör online elérhetőségének megadása opcionális.
• Az adatokat 2010. szeptember 1-jével visszamenőleg szükséges rögzíteni, kivéve, ha az oktató/kutató ELTE-vel fennálló jogviszonya ennél későbbi időpontban kezdődött.

Probléma, kérdés esetén kérjük, keressék az Adatvédelmi és Stratégiai Adatkezelési Irodát: stratadatbazis@elte.hu

Kari kérésre a Stratégiai Adatbázisban (sta.elte.hu) 2020. november 27-én élesítésre került a „Oktatás az ELTE és más egyetem közötti megállapodás alapján” menüpont az „Oktatás” főmenün belül. A menüpont szerkezete a NEPTUN-ból érkező adatokkal való összehasonlíthatóságot figyelembe véve került kialakításra.

"Főbb kutatási területek"

A Stratégiai Adatbázisban (sta.elte.hu) 2020. október 20-án élesítésre került a „Főbb kutatási területek” menüpontot, a „Személyes adatok” főmenün belül.  

Az október 20-i élesítés miatt e menüpont feltöltése még nem kötelező a 2020. november 1-15. közötti validálási időszakban. Értelemszerűen az ezt követő validálási időszakokban már erre a menüpontra is ugyanaz vonatkozik, mint az Adatbázis összes többi menüpontjára.

  A menüponthoz tartozó magyarázó szöveg tartalmazza a rögzítéshez szükséges információkat:  

• Az oktató/kutató ide a kutatási területeit tudja leírni magyarul és angolul.   

A leírást mondatokban kérjük az oktatók/kutatók részéről megfogalmazni, mert a közeljövőben a kari honlapok is várhatóan innen fogják átvenni a leírásokat, ahogy az ELTE Tudástérképe is. A Tudástérkép célja, hogy segítse az EU pályázatok partnerkeresését, illetve az egyetemen belüli kutatási együttműködések létrejöttét.  

A leíráshoz egy példát is adtunk, ami reményeink szerint nagyban segíti, mire gondoltunk a kutatási terület leírása alatt. 

• Ha az oktató/kutató a kulcsszavak között nem találja a számára megfelelőt, be kell gépelnie a kívánt kulcsszót a kulcsszó mezőbe, majd a mező alatt megjelenő "Új kulcsszó bevitele" szövegre kell kattintania. A felvitt rekord mentésekor a javasolt kulcsszó az ideiglenes kulcsszavak listájára kerül. A javasolt kifejezés adminisztrátori jóváhagyást követően kerül be az állandó kulcsszavak listájába.
• A különböző területekre vonatkozó adatok soronként történő rögzítését preferáljuk, a kari honlapon való jobb megjeleníthetőség érdekében.  

"EPER rendszeren kívüli pályázatban való részvétel"

A Stratégiai Adatbázis – a karoktól érkezett javaslatnak eleget téve – 2020. október 12-étől bővült az „EPER rendszeren kívüli pályázatban való részvétel” menüponttal (Pályázat, konferencia főmenü).

Ide a KIZÁRÓLAG NYERTES, EPER rendszerben nem szereplő pályázatokban való részvétel megadására van mód, lehetőség szerint 2010. szeptember 1-jéig visszamenőleg.

Az október 20-i élesítés miatt e menüpont feltöltése még nem kötelező a 2020. november 1-15. közötti validálási időszakban. Értelemszerűen az ezt követő validálási időszakokban már erre a menüpontra is ugyanaz vonatkozik, mint az Adatbázis összes többi menüpontjára.

A menüpont megfelelő használatához szükséges információk az alábbiak:

• Amennyiben a pályázat státuszáról (nyertes) nem nyilatkozik, nem tudja elmenteni a rekordot.
• Ebbe a menüpontba átemeltük az „Elismerések” menüpontból azokat a rekordokat, amelyek elnevezésében az ösztöndíj, pályázat szavak (és ezek angol megfelelői), valamint a program és stipendium kifejezések szerepeltek. Az „Elismerések” menüpontban az „Odaítélő szervezet” mezőben feltüntetett adatokat nem emeltük át, míg az „Elismerés odaítélésének dátuma” mezőben rögzített dátumot a „Pályázat támogatási szerződés szerinti kezdete (év)” mezőbe töltöttük át.
• Átvettük továbbá a BTK tudománymetriai rendszerébe felvitt adatokat.
• Kérjük, szíveskedjen ellenőrizni, hogy az adatok átemelése megfelelően történt-e, szükség esetén az adatot javítani, illetve a hiányzó mezőket pótolni.
• A pénznem megadása a hazai és nemzetközi pályázatok megkülönböztetése miatt fontos.
• Amennyiben nem találja a keresett kifejezést a „Kiíró” és/vagy a „Pénzügyi kezelő szervezet típusa” legördülő menükben, kérem, bővítési kérésével forduljon a stratadatbazis@elte.hu.

Az ebbe a menüpontba feltöltött adatokra a 2020. november 1-15. közé eső validálási kötelezettség nem vonatkozik.  

A karoktól beérkezett javaslatok alapján sor került a Stratégiai Adatbázis (sta.elte.hu) néhány menüpontjának kiegészítésére. Ezeket ismertetjük az alábbiakban.

1. A „Honlap cím” mező átnevezését kérték Szakmai honlap címe elnevezésre. A Személyes adatok/Alapadatok menüben már így szerepel. Nem kötelező megadni. 

2. A kari kitüntetéseket eddig 7 kartól kaptuk meg. A kapott listák alapján kiválaszthatóvá tettük azokat a kari kitüntetéseket, amelyek eddig hiányoztak az Elismerések menüpont legördülő listájából.  A hiányzó kitüntetések legördülő menübe való felvételét az oktatók is kérhetik az Adatvédelmi és Stratégiai Adatkezelési Irodától.

3. Pontosítottuk a Tudományos szervezeti tagság menüpont elnevezését Tudományos és művészeti szervezeti tagságmenüpontra. Ebbe a menüpontba az oktatók már korábban rögzítették a művészeti szervezeti tagságaikat is.  

4. Kiválaszthatóvá tettük a konferencia szekció szervezője szerepkört a Konferencia/kerekasztal szervezése menüpontban. 

5. Kérték, hogy a Nemzetközi és hazai szakmai kapcsolatok menüpontban a kapcsolat alapjaként meghatározott „Szerződés” helyett szerepeljen „Szerződés/együttműködési megállapodás”, ennek eleget tettünk.

6. Kari kérésre bekerült két új mező:

6.1. „Saját oktatói/tudományos blog (URL)” mező a Személyes adatok/Alapadatok menüponton belül elérhető 2020. szeptember 7-étől. Nem kötelező megadni.

6.2. A „konferencia online elérhetősége” mező a Pályázatok, konferencia fülön belüli Konferencia/kerekasztal szervezése menüpontban elérhető 2020. szeptember 7-étől. 

A Stratégiai Adatbázis töltése csak az oktatói, kutatói munkakörben foglalkoztatott közalkalmazottak számára kötelező. Regisztrálni nem kell, elég az első alkalommal az ELTE-s NEPTUN azonosítóval belépni, ahhoz, hogy a rendszer beazonosítsa, és egyben egyes adatait át is vegye a NEPTUN-ból.

A Stratégiai Adatbázis gondozása az Adatvédelmi és Stratégiai Adatkezelési Iroda feladata, mely az Adatbázissal kapcsolatos kérdéseket a stratadatbazis@elte.hu e-mail-címen fogadja. Az Adatbázis töltése az oktatói és kutatói munkakörben teljes vagy részmunkaidőben foglalkoztatott közalkalmazottaknak – a 6/2015. sz. rektori utasítás alapján – kötelező.

Fontos tudnivalók, újdonságok:

• Validálás, Validálási igazolás: A https://sta.elte.hu/ felületen elérhető Stratégiai Adatbázisban (STA) az érintett oktatók és kutatók a validálást a belépést követően a „Személyes adatok” / „VALIDÁLÁS” menüpontban az „Adataim validálása" gomb megnyomásával tudják megtenni, ennek hiányában az adatfeltöltés nem teljes. A validálás akkor sikeres, ha a rendszer az „Adataim validálása" gomb megnyomását követően egy PDF dokumentumot (validálási kimutatást) generál. A validálás dátuma a weboldal frissítése után jelenik meg a menüpontban.
• Magyarázó szövegek a menüpontoknál: Az egyes menüpontoknál olvasható magyarázatok jelentősen könnyítik az adatbázis használatát.
• Az EPER-ből átvett adatok minden hónap elején frissülnek (ld. Pályázat, konferencia / Pályázatban való részvétel menüpontban szereplő adatok). A frissítés nem automatikus, nincs adatkapcsolat az EPER és az STA között.
• Az MTMT2 adatkapcsolat április közepétől éles, onnantól kezdve a publikációs adatok néhány naponta automatikusan frissülnek a Stratégiai Adatbázisban (ld. Publikációk, alkotások menüponton belül az MTMT-ből származó adatok).
• A Neptun-ból átvett adatok április közepétől naponta, automatikusan frissülnek (az Oktatás menüponton belül az alábbi menüpontokban lévő adatokról van szó: Egyetemi oktatás az ELTE-n – Egyénileg tartott kurzusok;  Egyetemi oktatás az ELTE-n – Közösen tartott kurzusok; Szakdolgozattal kapcsolatos feladatok; PhD- és Idegen nyelvű kurzusok).
• Adatbázisokból átvett adatok javítása: Ha a más adatbázisból származó adatok az STA-ban helytelenek / hiányosak, azokat az alapadatbázisban szükséges javítani / kiegészíteni. Az így módosított adat az STA-ban a frissítést követően jelenik meg.

2019 őszétől az egy oktatóra vonatkozóan – egyelőre az alapadatok kivételével – az összes STA adat lehívható úgy, hogy az adatokat egy db Excel fájl tartalmazza.

A módja:
Validálás menüpontban található az egyes oktatóknál:
STA adataim exportálása (XLSX)

Összefoglaló a Stratégiai Adatbázis (STA) 2019. évben eszközölt fejlesztéseiről és gyakran ismétlődő kérdésekről
2019.10.10.
RK ASII, stratadatbazis@elte.hu , 3449 mellék

I. 2019. ÉVBEN ESZKÖZÖLT FEJLESZTÉSEK

1. Alapadatokat érintő, 2019. őszi fejlesztések: ld. Személyes adatok/Alapadatok menüpont

1.1. Az oktató is tudja szerkeszteni az e-mail címét és most már az előtagot is. E-mail címként kizárólag ELTE-s (hivatali) e-mail cím adható meg. 

1.2. Új rovat a megjelenő név mező. Jelentősége, hogy elsősorban a megjelenő név mezőben megadott név jelenik meg mind a honlapon, mind a validálási igazoláson. Ha a megjelenő név mező üres, akkor az előtag + vezetéknév + keresztnév kerül a honlapra és a validálási igazolásra is.

1.3. A kari adminisztrátorok is jogosulttá váltak az alábbi alapadatok szerkesztésére: hivatali e-mail cím, MTMT azonosító, szervezeti egység, munkakör, mellék, működési hely, szobaszám, doktori.hu link.

1.4. A szervezeti egységek egy faszerkezetben (ún. szervezeti fa) választhatóak ki, ez kiváltja a kar / intézet / tanszék / kutatócsoport tagolást. A későbbiekben több szervezeti egység és több kutatócsoport is kiválasztható lesz. Erről az érintetteket értesíteni fogjuk.

1.5. Első bejelentkezéskor a regisztrációs űrlap helyett az „Alapadatok” menüpont töltődik be, előre kitöltve a következő mezőkkel: előtag, vezetéknév, utónév, megjelenő név, hivatali e-mail cím, munkakör.

1.6. Az önéletrajz feltöltés funkciót kijavítottuk. Az egyes oktatói alapadatok honlapon való megjeleníthetősége érdekében legalább 400 pixel széles, álló fénykép is feltölthető.

2. Személyes adatok/Validálás:

2.1. 2019. tavaszától az adatbázis nem engedi a validálást, amíg az alábbi alapadatok nincsenek rögzítve az STA-ban: vezetéknév, keresztnév; Neptun kód; hivatali e-mail cím; MTMT azonosító; szervezeti egység; mellék; működési hely; szobaszám.

2.2. 2019. őszétől a saját adatok egyszerre exportálhatóak egy Excel fájlban - egy oktatóra vonatkozóan egyelőre az alapadatok kivételével az összes STA adat lehívható úgy, hogy az adatokat egy db Excel fájl tartalmazza.

3. Oktatás/Egyetemi oktatás az ELTE-n, 2019. ősz: kettészedtük az egyénileg és a más oktatóval közösen tartott kurzus adatokat, mindkettőt továbbra is a Neptunból kapjuk, de NEM automatikusan, hanem frissítést követően. Az egyes kurzusok mellett megjelenik az is, ha az PhD vagy idegennyelvű kurzus (Neptun-ból kapott adatok alapján). Megjelenik a tárgykód és a kurzuskód a tantárgyakhoz, hogy könnyebben be lehessen őket azonosítani. Ha az oktató helytelen adatot lát, vagy hiányosak az adatai, forduljon a tanszéki adminisztrátorhoz, ő segít neki rendbe tenni a Neptun adatokat.

4. Oktatás/Szakdolgozattal kapcsolatos adatok, 2019. tavasz: oktatói igényként érkezett, hogy az ide tartozó adatokat a Neptunból vegyük át. Ezért fontos, hogy az oktatók intézkedjenek az iránt, hogy a tanszéki ügyintéző/Tanulmányi Hivatal illetékes munkatársa a Neptunban rögzítse, javítsa a vonatkozó adatokat. Az STA-ba új adat nem vihető fel, de az STA-ba korábban kézzel felvitt adat szerkeszthető, törölhető. Fontos: ahol a Neptunban az adott rovatot legördülő menü használatával ÉS szabad szövegesen is lehet tölteni, a legördülő menüt szükséges használni. Ilyen esetben ugyanis a szabad szöveges módon felvitt szöveg nem jelenik meg a Neptun lekérdezésben, amelyből az adatokat a Stratégiai Adatbázis kapja.

5. Publikációk, alkotások/ MTMT-ből származó adatok, 2019. ősz: az MTMT-ből újra kapunk adatokat. Mivel közvetlen adatkapcsolat híján ezeket egyelőre lekérdezések formájában kapjuk, az adatok rendszeres időszakonként, frissítéssel kerülnek az STA-ba. Kérjük, hogy az oktatók az MTMT2-ben lévő adataikat legkésőbb október 27-ig egészítsék ki, illetve javítsák ki, mert az adatok MTMT2-ből történő lekérdezésére várhatóan október 28-án kerül sor.

6. Tehetséggondozás/Országos Tudományos Diákköri Konferenciával összefüggő feladatok, 2019. tavasz: a felvihető adatok köre kibővült. Az OTDK-n induló hallgatók felkészítésén túlmenően rögzíthető az írásbeli bírálat, a zsűrizés és az OTDK-val összefüggő szervezési és egyéb feladatok is.

7. Tehetséggondozás/Egyéb versenyek, 2019. ősz: új menüpont, amelyben a Tehetséggondozási Tanács kari képviselői által jóváhagyott versenyek szerepelnek. Oktatói igényként jelentkezett, hogy az OTDK-n túlmenően egyéb tudományos/tanulmányi versenyekre való felkészítés és azok szervezése is legyen feltüntethető az STA-ban. 

8. Pályázat, konferencia/Pályázatban való részvétel – EPER adatok, 2019. tavasz: a „dátum” helyett a pályázat benyújtásának éve és a szerződéskötés éve adatot vesszük át. Az adatokat NEM automatikusan kapjuk az EPER-ből, hanem frissítést követően. Az STA magyarázó szövegében szerepeltetjük, hogy: "Ebbe a menüpontba csak az EPER adatbázisban szereplő pályázatok kerülnek át. Más pályázat feltöltésére, Stratégiai Adatbázisban feltüntetésére jelenleg nincs mód. Amennyiben az egyik vagy a másik átvett adat az Ön tudomása szerint helytelen, a kérdéses adat eredeti feltöltési helyén (ELTE EPER) korrigálhatja a hibás adatot, és a hibás adat a frissítési periódust követően a Stratégiai Adatbázisban is cserélődni fog."

Fontos: a) A 2008. előtt benyújtott pályázatok nem rögzíthetők az EPER-ben. b) A témavezetőnek kell rögzítenie az EPER-ben az adatokat, amelyre két alkalommal van lehetőség: a pályázat benyújtásakor és a szerződéskötéskor. Ellenkező esetben a közreműködőknél sem jelenik meg a pályázat. Utólag már csak az EPER kapcsolattartók tudják rögzíteni az adatokat.

II. GYAKRAN ISMÉTELT KÉRDÉSEK

1. Újonnan belépő oktatók, kutatók: Csak az oktatói/kutatói munkakörben foglalkoztatott ELTE közalkalmazottaknak kötelező az STA töltése és adataik validálása. Az ELTE-vel egyéb jogviszonyban lévők önkéntesen tölthetik az adatbázist (például a professor emeritusok/emeriták, tanári munkakörben foglalkoztatott közalkalmazottak, megbízási jogviszonyban foglalkoztatottak, doktoranduszok). Első bejelentkezés alkalmával a Neptun azonosítóval kell belépni.

2. Alapadatok: A kari honlapokra az Alapadatok menüpontban rögzített adatok kerülnek át. Munkaköri adat: az alapadatok között az oktatók, kutatók ki tudják választani az aktuális munkakörüket. Ez azért is fontos, mert a rendszer ebből a menüpontból emeli át az adatot a validálási igazolásra is. Ilyen igazolásra EPER, valamint egyetemi álláspályázatok benyújtásakor van szükség. Honlap cím, Facebook, Twitter, Skype, doktori.hu link, önéletrajz, portré megadása sem a validáláshoz, sem egyébként nem kötelező.

3. A más adatbázisokból származó adatok: Az SAP, EPER, NEPTUN, MTMT adatokat az STA nem automatikusan kapja, hanem frissítéssel kerülnek át. Fontos, hogy a validálási kötelezettséggel érintett oktatók, kutatók mielőbb ellenőrizzék le a más adatbázisokból átvett adataikat, és ha azok kiegészítése, módosítása szükséges, azt az EPER-ben, a Neptun-ban, illetve az MTMT-ben a validálási időszakot megelőzően tegyék meg. Oktatói kérésre Irodánk a Kancellária Emberi Erőforrás Igazgatóságához fordul a hiányzó SAP munkaköri adat rögzítése érdekében.

4. PhD és Idegennyelvi kurzusok: ez a menüpont nem módosult, viszont az a tapasztalatunk, hogy az oktatókat váratlanul érik az itt megjelenő adatok. Az adatokat a Neptunból kapjuk, azokon módosítani nem tudunk. Előfordul, hogy egyszerűen rosszul van rögzítve a kurzus a Neptunban. Amennyiben az oktató vitatja az STA-ban is látható adatok helyességét, a Neptunban szükséges módosítani az adatot. Az adat a korrigálást és adatfrissítést követően fog módosulni az STA-ban. Az idegennyelvi kurzusok számításának logikája a menüponthoz tartozó magyarázó szövegben szerepel: „Idegen nyelvű kurzusnak a szak nyelvéhez képest idegen nyelvű kurzus számít (például a német szakon németül tartott kurzus nem, de a német szakon angolul tartott kurzus igen).”

Az Adat- és Stratégiai Információkezelési Iroda honlapján (adatvedelem.elte.hu) és az STA felületén is igyekszünk minden fontos információt megadni a felhasználóknak.

A Stratégiai Adatbázis (és a kari honlapokra átkerülő információk) pontossága érdekében a STA adminisztrátorok a jövőben az oktatók hozzájárulása nélkül szerkeszthetik az alábbi oktatói alapadatokat a sta.elte.hu/Személyes adatok/Alapadatok menüpontban: 

• E-mail cím (csak hivatalos e-mail cím rögzíthető!) EZ MÉG NEM SZERKESZTHETŐ, FEJLESZTÉS ALATT, UTÁNA VISZONT OKTATÓI HOZZÁJÁRULÁS NÉLKÜL SZERKESZTHETŐ 
• szervezeti egység
• munkakör 
• telefonmellék

Az informatikusok dolgoznak azon, hogy a fenti adatok automatikusan a NEPTUN-ból kerüljenek majd át a Stratégiai Adatbázisba az első belépés alkalmával.

Az alábbi adatok adminisztrátor általi szerkesztéséhez sem szükséges az oktató hozzájárulása:

• mtmt azonosító
• működési hely
• szobaszám
• doktori.hu link