Nyerteseknek

Mobilitás előtti teendők - Erasmus+ Európán kívüli Nemzetközi Kreditmobilitásban résztvevő hallgatóknak

2022/23-AS tanévben ERASMUS+ Európán kívüli Nemzektözi Kreditmobilitásban résztvevő hallgatók számára

Az Erasmus+ program sajátosságai miatt "Európán kívüli" mobilitásnak számít az Egyesült Királyságba, Svájcba, illetve a Nyugat-Balkán országaiba (Albánia, Bosznia-Hercegovina stb.) tervezett utazás is. Ezen az oldalon az Erasmus+ ICM és Erasmus+ 20% ösztöndíjat nyert hallgatóknak nyújtunk tájékoztatást.

Általános tudnivalók minden kiutazó hallgatónak

Az alább olvasható útmutató az Erasmus+ Európán kívüli nemzetközi kreditmobilitási ösztöndíjat közeli (pl. Egyesült Királyság, Svájc) és távoli partnerországba elnyert

  • hosszú távú tanulmányi célú mobilitásban,
  • szakmai gyakorlaton,
  • rövid távú doktori mobilitásban

résztvevő hallgatóknak egyaránt szól.

Javasoljuk, hogy a mobilitás kezdete előtt 10-12 héttel indítsa el az ügyintézést, hogy ösztöndíja időben megérkezzen. Későbbi ügyintézés esetén az ösztöndíj kifizetése időarányosan eltolódik.

 

Előzetes tudnivalók

Ösztöndíj minden esetben csak a célországban megvalósult mobilitási időszakra folyósítható! Ezért ha az előzetes megállapodás ellenére kiderül, hogy mégsem tudják személyesen fogadni, és nincs lehetőség online oktatásra/munkavégzésre sem, ne utazzon ki, és ne kezdje meg a mobilitását, hanem egyeztessen a fogadó féllel a mobilitás elhalasztásának lehetőségéről.

Amennyiben kiutazik, de a minimális időtartam teljesítésére önhibáján kívül (pl. a koronavírus-járvány miatt) nem kerül sor, az vis maior helyzetnek minősül. Ebben az esetben az ösztöndíj elszámolása a hallgató által egyéni méltányossági kérelem benyújtásával kezdeményezett vis maior eljárás eredményétől függ. Részletek itt.

Felhívjuk figyelmét, hogy amennyiben a koronavírus-járvány miatt nem tudja megkezdeni a mobilitását, lehetősége van egyéni kérelmet benyújtani halasztásra. Az engedmény csak azokra a hallgatókra vonatkozik, akik a koronavírus által okozott (veszély)helyzettel összefüggésben nem tudják megkezdeni mobilitásukat, és ezt még a kiutazás tervezett kezdete előtt írásos formában jelzik kari koordinátoruknál. Amennyiben élni szeretne az engedménnyel, az alábbi adatokat tartalmazó e-mailben jelezze kari koordinátora számára:

  • név, Neptun-kód
  • az elnyert mobilitási ösztöndíj eredeti és új kezdő dátuma
  • indokolás (az e-mail szövegében röviden írja le a körülményeket, amelyek megakadályozzák a mobilitás megkezdését)
  • ha szükséges, írásos igazolás (pl. a fogadó szervezet üzenete arról, hogy egyelőre nem tudják fogadni a koronavírus helyzet miatt; a koronavírus helyzetre hivatkozó elutasító levél; stb.)

A kérelem elbírálásáról az Erasmus+ és Nemzetközi Programok Osztálya fogja értesíteni.

Praktikus teendők

Tekintettel arra, hogy a legutóbbi évek tapasztalata alapján bármikor, bárhol előállhat vis maior helyzet, és a vis maior eljárás keretében visszautalási kötelezettsége keletkezhet, az átváltási költségek elkerülése érdekében javasoljuk, hogy euró alapú számlát nyisson Erasmus+ ösztöndíjához. Emellett kérjük, mindenképpen őrizze meg az utazáshoz kapcsolódó dokumentációt (pl. beszállókártya, vonatjegy, szállással kapcsolatos számlák stb.), mivel szükség lehet rá esetleges vis maior kérelem benyújtásához.

Az utazást, biztosítást, esetleges vízumigénylést, valamint a szállásfoglalást a kiutazó hallgató intézi, és az ezzel kapcsolatos költségek is őt terhelik. Ezen költségekhez az Erasmus+ ösztöndíj szabadon felhasználható, de az ösztöndíj csak hozzájárulás a mobilitáshoz, a teljes költséget nem minden esetben fedezi.

Ezért a kiegészítő támogatások menüpontban mindenképp érdemes a mobilitás megkezdése előtt tájékozódni az Erasmus+ ösztöndíján túl a program által nyújtott további támogatási lehetőségekről és egyéb kiegészítő forrásokról. (Az Erasmus+ kiegészítő támogatások nem igényelhetők a következő egyetemekre utazó hallgatók által: Polytechnic University of Tirana, McGill University, University of Victoria, University of Cape Verde, Ivane Javakhishvili Tbilisi State University. Számukra az alábbi kiegészítő pályázati lehetőségeket ajánljuk: EHÖK Erasmus+ Start Ösztöndíj, valamint ELTE Alumni Alapítványi Pályázat.)

Hogy kiegészítő támogatását időben megkapja, igényét érdemes már akkor benyújtania, amikor értesül az ösztöndíj elnyeréséről, vagyis amikor a partner a nominálására pozitív választ küld (megerősíti, hogy fogadja).

MOBILITÁS ELŐTT INTÉZENDŐ DOKUMENTUMOK

1. OLS NYELVI TESZT

A megújult OLS-platform ezen a felületen érhető el, itt tudja igényelni a minden kiutazó számára kötelező OLS nyelvi tesztet. A portálon való regisztrálás után nemcsak különböző online nyelvi kurzusokon, hanem az EUAcademy további képzésein is részt vehet, ezért javasoljuk, hogy térképezze fel a lehetőségeket.

A regisztrációt követően erről az oldalról tudja elérni az elvégzendő nyelvi tesztet az alábbi lépések szerint:

  1. Kattintson a „Join community” lehetőségre.
  2. Keresse ki a mobilitása nyelvét, és kattintson a „[nyelv] Learning community and Resources” lehetőségre.
  3. Keresse meg a saját nyelvére vonatkozó „Placement Test” lehetőséget, és kezdje meg a tesztet.

Fontos! A teszt végeztével készítsen képernyőképet az elért eredményről! A képen legyen látható a jobb felső sarokban szereplő neve, illetve a teszt eredménye. Ezt a képernyőképet a többi, kiutazás előtti dokumentummal együtt küldje majd el kari koordinátorának. A teszt bárhányszor kitölthető, így bármikor tudja javítani eredményét.

Az OLS-sel kapcsolatos kérdés esetén ezen a linken talál segítséget.

Az OLS-tesztet minden mobilitás előtt kötelező elvégezni, akkor is, ha egy korábbi mobilitás kapcsán már kitöltött ilyet. Ha az Ön mobilitásához elvárt nyelv (pl. kínai) nem szerepel a platformon elérhető nyelvek között, akkor a kitöltés Önre nézve nem kötelező. 

2. LEARNING AGREEMENT

A Learning Agreement, vagyis Tanulmányi szerződés a Támogatási szerződés 1. sz. melléklete, melyben az Erasmus+ ösztöndíjat elnyert hallgató megegyezik szakmai koordinátorával és a külföldi partnerintézménnyel a külföldön elvégzendő tanulmányokról, kutatásról vagy szakmai gyakorlatról.  Amíg nincs mindhárom fél (hallgató, küldő és fogadó intézmény) által aláírva, a Támogatási szerződés sem léphet életbe, vagyis ösztöndíja nem utalható, mobilitása nem kezdhető meg.

A szakmai koordinátorával, kari koordinátorával, valamint a külföldi partnerrel leegyeztetett, kitöltött és mindhárom fél által aláírt tanulmányi szerződést a kari koordinátorához kell eljuttatnia, aki ellenőrzés után e-mailben továbbítja a végleges dokumentumot az Erasmus+ és Nemzetközi Programok Osztályának (ENPO).

Tanulmányi szerződés (Learning Agreement) sablon

Rövid útmutató a Tanulmányi szerződés (Learning Agreement) kitöltéséhez

„General Information”

  • A mobilitás minden kért adatát adja meg, mind a saját magára, mind a küldő és a fogadó intézményre vonatkozókat. A Responsible Person és az Administrative Contact Person megegyezése esetén is ki kell tölteni mindkét részt.
  • Az "ESI - European Student Identifier" pontot nem szükséges kitölteni.
  • Az ELTE Erasmus-kódja: HU BUDAPES01.
  • A táblázat alján ne felejtse el megjelölni a nyelvtudás szintjét!

„Mobility Type and Duration”

  • Hosszú távú (2 hónap, vagy annál hosszabb) mobilitás esetén „Semester(s)” a kitöltendő.
  • Ha még nem ismeri a mobilitása pontos kezdő- és záródátumát, elég megadnia a kint elvégzendő szemeszter(ek) első és utolsó hónapját és az évszámot.

„Study Programme at the Receiving Institution”

  • Mind a „Table A”, mind a „Table B” táblázatot ki kell tölteni.
  • A részképzésre utazóknak az „A” táblázatban minimum 20 ECTS kredit értékben kell tantárgyakat vállalniuk, illetve a félév során teljesíteniük. Ha Ön olyan intézményben tanul majd, ahol az ECTS-től eltérő rendszerben számolják a krediteket (pl. Dél-Koreában, az USA-ban vagy Argentínában), már most tisztázza a partner koordinátor segítségével az átváltási értéket. A későbbi félreértések elkerülése érdekében a kreditoszlopban tüntesse fel mind a helyi, mind az annak megfelelő ECTS kreditszámot.
  • PhD-hallgatók kutatási tevékenységet is folytathatnak a mobilitásuk alatt, ebben az esetben rájuk nem vonatkozik a minimum 20 kredit elvégzésének kötelezettsége. Ilyenkor mindkét táblázatban a „Doctoral Research / Thesis Research” megnevezést javasoljuk feltüntetni, a kreditoszlopban pedig az N/A („Not Applicable”) értéket.
Szakmai gyakorlat

Tanulmányi szerződés (Learning Agreement) szakmai gyakorlathoz sablon
Kitöltési útmutató

3. BIZTOSÍTÁS

Bármilyen egészségügyi probléma, betegség vagy baleset esetén szükséges, hogy a hallgató rendelkezzen megfelelő biztosítással a felmerülő költségek fedezésére. A mobilitás teljes időtartamát lefedő, a fogadó országban érvényes egészségbiztosítás megkötése a hallgató feladata és felelőssége, anélkül nem köthető meg a Támogatási szerződés (tehát ösztöndíj nem utalható, a mobilitás nem kezdhető meg). Javasoljuk, hogy először a fogadó intézmény honlapján, vagy nemzetközi irodájánál tájékozódjon, mert előfordul, hogy a saját/velük szerződött biztosító szolgáltatásának igénybevételét kérik a beérkező hallgatóktól.

Az Online űrlapon feltüntetett háromféle biztosítás közül a szakmai gyakorlatosoknak is csak az egészségbiztosítás megkötése kötelező, a másik kettőé a munkavégzéstől függően kihagyható, de ajánlott. Amennyiben nem kíván az egészségbiztosításon kívül más biztosítást kötni, megteheti, hogy a felelősségbiztosításhoz és a baleset-biztosításhoz is az egészségbiztosítás adatait írja be, ám ez nem jelenti azt, hogy érvényes felelősség-, illetve baleset-biztosítással rendelkezik.

A biztosítási kötvényről készült szkent a kari nemzetközi koordinátorának kell e-mailben elküldenie érvényes útlevelének szkennelt másolatával egyetemben. A biztosítási kötvény másolatán legyen látható:

  • a biztosított neve
  • a kötvényszám
  • a biztosítás érvényességi ideje,
  • a fedezett egészségügyi szolgáltatás mértéke és fajtája (pl. fedezi-e az esetleges Covid-megbetegedés költségeit is?),
  • illetve a biztosítás területi érvényessége (valóban érvényes-e az adott célországban).

4. ONLINE ŰRLAP

Az űrlap caesaros azonosítást követően itt érhető el.

Az Ön személyre szabott Erasmus+ Támogatási szerződését, melynek megkötése elengedhetetlen a mobilitás megkezdéséhez, illetve az ösztöndíj folyósításához, az ebben az űrlapban megadott adatok és nyilatkozatok alapján hozzuk létre. Az űrlap kitöltése kötelező.

5. TÁMOGATÁSI SZERZŐDÉS

A Támogatási szerződés pdf változatát az Online űrlapon megadott e-mail címére fogja megkapni. Amennyiben a szerződésben feltüntetett adatok megfelelőek, tartalmát megértette és azzal egyetért, AVDH-bélyegzővel hitelesítve küldje vissza az erasmus.icm@dep.elte.hu e-mail címre. Az AVDH-hitelesítést – Ügyfélkapu-hozzáféréssel – a dokumentum magyarorszag.hu/szuf_avdh_feltoltes oldalra való feltöltésével tudja elvégezni. Az ösztöndíjutalás feltétele a digitálisan hitelesített Támogatási szerződés megléte.

A Támogatási szerződés 1. sz. melléklete a mindhárom fél által aláírt Tanulmányi szerződés (Learning Agreement), mely nélkül a Támogatási szerződés nem érvényes.
A Támogatási szerződés 3. sz. melléklete az Erasmus+ Hallgatói Charta.

A dokumentumok benyújtása

  1. E-mailben a kari koordinátor részére beküldendő: 
  • A mindhárom fél által aláírt Tanulmányi szerződés (Learning Agreement) pdf-ben 
  • Biztosítási kötvény szkennelt másolata 
  • Érvényes útlevél szkennelt másolata
  1. Az Online űralpot az „Elküld” gombra kattintva tudja véglegesíteni és benyújtani.
  2. Az e-mailben megkapott Támogatási szerződést a magyarorszag.hu/szuf_avdh_feltoltes weboldal segítségével hitelesítse, majd küldje el az erasmus.out@dep.elte.hu címre!

Támogatási szerződését csak azt követően tudjuk elkészíteni, hogy minden további szükséges dokumentuma beérkezett a kari koordinátorától. Ezért kérjük, az online űrlap kitöltése előtt először ezekről gondoskodjon!

Az ösztöndíja első részletének (a teljes összeg 90%-a) kifizetése a hitelesített Támogatási szerződés beérkezésétől számított 4 héten belül várható, abban az esetben, ha hiánypótlásra, a többi dokumentum korrigálására nincs szükség. A dokumentáció hiánypótlása az ösztöndíjkifizetés elhúzódását vonhatja maga után. A 10% maradványösztöndíjat a mobilitás sikeres zárása és a Támogatási szerződésben lefektetett kötelezettségek teljesítése után kapja meg a hallgató. További információ: A mobilitás zárása

Kreditelismertetés

A külföldön elvégzett kurzusokat a küldő intézmény maradéktalanul beszámítja a hallgató itthoni tanulmányaiba kötelező vagy szabadon választható tanegységként. Az így elismert kreditek után a hallgatónak nem kell kredittúlfutási díjat fizetnie.

A 2022/23-as tanévtől érvényes új Erasmus kreditbeszámítási eljárásról ezen az oldalon tájékozódhat.

Erasmus+ Nemzetközi Kreditmobilitás - nyertes hallgatóknak 2016/2017-2020/2021

Kiutazás előtt

A kiutazást megelőzően intézendő adminisztrációban elsősorban az Erasmus+ és Nemzetközi Programok Osztálya (ENPO) felelős nemzetközi koordinátora segíti a hallgatókat, aki az erasmus.icm@dep.elte.hu címen érhető el. A hallgató azután veszi fel a kapcsolatot a kinti egyetemmel és annak Erasmus+ koordinátorával, miután kari koordinátora nominálta (jelölte) a külföldi partnerintézménybe, a partner pedig visszaigazolta a hallgató fogadását. Nominálás után a hallgató abban az esetben jelentkezik külön a külföldi partnerintézménybe, a külföldi partner által küldött instrukciók alapján, amennyiben erről a partneregyetem koordinátora értesíti.

A hallgató által kitöltendő és/vagy benyújtandó dokumentumok kari koordinátora részére:

  1. Grant Agreement (GA)/Támogatási Szerződés:

A Támogatási Szerződés tartalmazza a hallgató részére folyósítandó ösztöndíjat, valamint a hallgatóra és az Eötvös Loránd Tudományegyetemre vonatkozó jogokat és kötelezettségeket. A dokumentumot a hallgató kitöltés után négy (4) példányban kinyomtatja, aláírja és postázza/személyesen leadja az ENPO koordinátora részére, mellékletekkel együtt. MÁSOLATOT VAGY SZKENNELT PÉLDÁNYT NEM ÁLL MÓDUNKBAN ELFOGADNI!

  1. Learning Agreement for Studies (LA)/Tanulmányi megállapodás:

A külföldi partneregyetemen teljesítendő kurzusokat, és azok ELTE-s megfelelőit a Tanulmányi Megállapodás rögzíti, amely a hallgatói támogatási szerződés I. számú melléklete. A külföldi tárgyakat hazai szabadon választható kurzusoknak is el lehet ismertetni. A külföldi intézménynél felvehető tárgyakról a partneregyetemek honlapján lehet tájékozódni.

A Tempus Közalapítvány által közreadott minta alapján a dokumentumot a hallgató kitölti, aláírja és a karon illetékes személlyel aláíratja (a hallgató saját kari koordinátoránál megérdeklődi, hogy ki jogosult Tanulmányi megállapodásának aláírására). A két fél általi aláírás után a hallgató/szakmai koordinátor aláírásra elküldi a külföldi partnernek.

A mindhárom fél általi aláírást követően a hallgató a Támogatási Szerződéssel és az alábbi dokumentumokkal együtt nyújtja be a dokumentumot az ENPO Erasmus+ ICM koordinátora részére.

  1. Igazolás a kint tartózkodás teljes időtartamára szóló egészségbiztosításról:

A biztosításnak érvényesnek kell lenni a célországban a teljes ösztöndíjas időtartam alatt. A biztosítás iránti egyéb kívánalmakról, kérjük, előzetesen tájékozódjanak a partneregyetem nemzetközi koordinátoránál!

  1. Aktív hallgatói jogviszonyigazolás angolul:

Angol nyelvű igazolás arról, hogy a hallgató az ELTE beiratkozott aktív hallgatója. Az igazoláson szerepelnie kell az intézmény pecsétjének és a kiállító személy aláírásának.

  1. Érvényes útlevél fénymásolata
  2. A partner által előírt nyelvtudást (amely legalább B2 szintű) igazoló nyelvvizsga dokumentum fénymásolt példánya

Kiegészítő információk

A kiutazás előtt a hallgató

  • tájékozódik a fogadóintézmény szálláslehetőségeiről, illetve gondoskodik szálláshelyéről, melyben a fogadóintézmény koordinátorai segítik
  • gondoskodik utazásának megszervezéséről, különös tekintettel a vízumigénylésre
  • a hallgató a félév elején egyezteti itthoni tanáraival a küldő egyetemen felvett tárgyak elvégzésének feltételeit
  • kedvezményes tanulmányi rendet igényel, amennyiben a hallgató már külföldön tartózkodik ebben az időszakban, egy meghatalmazott is leadhatja a kérelmet

Mobilitása alatt

A partneregyetemre való megérkezést követően a hallgató:

  1. beiratkozik a partneregyetemre
  2. beszerzi a Certificate of Registration/Beiratkozási Igazolást:

Megérkezést követően számított két (2) héten belül a hallgató maradéktalanul kitölti, aláíratja a partneregyetem illetékes munkatársával – melyről kinti kapcsolattartójától kér felvilágosítást – és e-mailben szkennelt változatban visszaküldi az erasmus.icm@dep.elte.hu címre.

  1. Módosítja Tanulmányi megállapodását, amennyiben az előzetesen benyújtott LA dokumentumban szereplő kurzusoktól eltérő tanegységeket vett fel a partneregyetemen. A módosítás a Learning Agreement "During the Mobility" rész kitöltésével és a szükséges aláírások beszerzésével történik. Módosítás után a dokumentumot szkennelt formában a hallgató elküldi kari koordinátora részére, valamint az erasmus.icm@dep.elte.hu címre.

Hazaérkezéskor vagy azt követően

A hallgatók Erasmus+ tanulmányaik és kint tartózkodásuk végén:

  1. Transcript of Records (ToR) dokumentumot kérnek a fogadóintézménytől, amely részletezi a hallgató által teljesített tárgyakat, érdemjegyet és krediteket.
  2. A hallgató hazaérkezése után leadja ezt a dokumentumot kari koordinátorának, valamint elfogadtatja a tárgyait kreditelismertetési eljárás keretében, figyelembe véve a minimum 20 kredit elvégzéséről szóló tanulmányi követelményt alapképzéses, mesterképzéses, valamint osztatlan képzésen tanulmányaikat folytató hallgatók számára.
  3. Amennyiben a ToR nem tartalmazza a mobilitás időtartamát, ez esetben külön a tartózkodást igazoló dokumentum kiállítását kell kérni a hallgatónak (Certificate of Attendance), amely tartalmazza a partneregyetem hivatalos pecsétjét és a kiállító aláírását.
  4. Kreditelismertetési kérelem benyújtása az illetékes karon, a Tanulmányi Osztállyal való konzultációt követően. A kérelem beadásának határidejét a hatályos TVSZ szabályozza.
  5. Hallgatói online beszámolót kitölti és leadja szintén kari koordinátora részére.
  6. Kitölti az online Erasmus+ Participant Reportot, melynek teljesítése nélkül a hallgató nem zárhatja le a mobilitását.

Pénzügyek

A nyertes pályázók részére folyósítandó egyéni ösztöndíj és egyszeri utazási támogatás összege nem fedezi minden esetben az összes felmerülő költséget. Ezért tájékozódjanak előre a várható kiadásaikról!

A hallgató mentesül a fogadó intézményben a tandíjak, regisztrációs és vizsgadíjak alól. Egyéb díjak megfizetésére azonban számítani lehet, mint könyvtárhasználati díj, speciális biztosítási díj, melyekről a partnerintézmények honlapjain lehet tájékozódni.

A pályázó vállalhatja önköltségen is a tanulmányi mobilitást, amennyiben a külföldi partner fogadja a hallgatót.

Az utaláshoz szükséges dokumentumokat kérjük, hogy 1 db lezáratlan borítékban adják le Kari koordinátoraik részére.

SZABÁLYZATOK, Hasznos linkek

  • Rektori-Kancellári Utasítás az Erasmus+ megvalósításához
  • Hallgatói és Oktatói Mobilitási Bizottság ügyrendje
  • Tanulmányi és Vizsgaszabályzat
  • Kreditelismertetési szabályzat
  • Hallgatói térítési és juttatási szabályzat
  • Tempus Közalapítvány honlapja
  • Az Európai Bizottság honlapja

EN