KÉRDŐÍV / Segédlet konferenciák, kutatások és egyéb adatkezeléssel járó tevékenységek tervezéséhez

Az adatkezelési tájékoztatót az adatkezelő készíti elő, és véglegesíti az Adatvédelmi Iroda (adatvedelem@elte.hu) tanácsadása, támogatása mellett, különösen, mivel az adott ügy adatkezelési folyamatait legjobban ő ismeri.

Adatkezelési tájékoztató sablont a https://adatvedelem.elte.hu/tajekoztatok-sablonok oldalon találnak.

Adatkezelési tájékoztató elkészítésének időigénye: tapasztalataink szerint a tájékoztató tervezet több körös egyeztetése szükséges, ami miatt jóval a rendezvény előtt szükség van arra, hogy a tervezetet megküldjék Irodánk részére.
Nem jogszerű bekérni olyan adatokat, amelyekre nem lesz szükség. Pl. a díjak kifizetéséhez szükséges adatokat bekérni előre minden regisztrálótól, azért, hogy aztán egy részüknek ki tudjuk majd fizetni a díjazást.

Gondolja át az adatkezelés célját, céljait! Pl. külön cél a rendezvény szervezése, a rendezvény közvetítése/arról felvétel készítése, hírlevélküldés stb. Minden adatkezelési célhoz eltérő adatok kezelése lehet szükséges, és minden célhoz külön jogalap kell, pl. hírlevélhez külön hozzájárulás.

Az adatkezelési tájékoztató elkészítéséhez szükséges kérdések (MINDEN MEZŐ KITÖLTÉSE KÖTELEZŐ):

MEGJEGYZÉS:
Az adatkezelési tájékoztatónak az adatkezelés megkezdése előtt el kell készülnie. Pl. a rendezvényre meghívással egyidejűleg megismerhetővé kell tenni, vagy ha regisztrációhoz kötött az esemény, de a regisztráció előtt meghívót nem küldenek, akkor a regisztráció időpontjáig.

MEGJEGYZÉS:
Támogatásból megvalósuló rendezvénynél a támogató egyes dokumentumokat (pl. jelenléti ív, fényképek) csatolását követeli meg a támogatással való elszámoláshoz – az ezeken szereplő személyes adatokat, az adatkezelés célját (támogatással való elszámolás), a támogató által előírt őrzési időtartamot fel kell tüntetni az adatkezelési tájékoztatóban.

3. Regisztrációs felület, online rendezvény platformja

a) A regisztráció, illetve ha (legalább részben) online környezetben tervezett eseményről van szó, akkor maga a rendezvény milyen platformon keresztül történne?

MEGJEGYZÉS:
Lehetőleg kerüljék el a Google szolgáltatásait. Pl. a regisztrációkhoz ELTE-s felület is rendelkezésre áll.

MEGJEGYZÉS:
A platformot üzemeltető céget/szervezetet adatfeldolgozónak tekintjük, amellyel valószínűleg adatfeldolgozói szerződést kell kötnie az adatkezelőnek. Adatfeldolgozónak számít pl. az MS Teams és a Zoom is.

MEGJEGYZÉS:
A regisztrációs felületen fontos az érintetteket nyilatkoztatni arról, hogy megismerték (nem elfogadták) az adatkezelési tájékoztatót, pl. check box formájában, amelynek bejelölése nélkül nem engedi a rendszer továbblépni/regisztrálni a jelentkezőt.
Már a regisztrációs felület kialakításához szükség lehet az adatvédelmi tisztviselő (dpo; adatvedelem@elte.hu) tanácsaira – pl. az adatkezelési tájékoztató hova kerüljön fel; hogyan igazolható az, hogy az adatkezelési tájékoztatót az érintettek részére elérhetővé tették a szervezők.

MEGJEGYZÉS:
Amennyiben igen, az adatvédelmi tisztviselő bevonásával vizsgálni kell, igénybe lehet-e venni a szolgáltatást.

5. Érintetti kör 

MEGJEGYZÉS:
1. az EU adatvédelmi rendelete (GDPR) kiemelt védelmet kíván nyújtani a gyermekeknek = 18 év alattiak
2. ha a rendezvény iskolaidőben történik, szülői engedély kellhet, ill. igazolás az iskolának.

MEGJEGYZÉS:
Pl. allergia, fogyatékosság, koronavírus elleni védettség ténye.
* GDPR 9. cikk (1) bekezdése határozza meg a különleges adatok fajtáit: „(1) A faji vagy etnikai származásra, politikai véleményre, vallási vagy világnézeti meggyőződésre vagy szakszervezeti tagságra utaló személyes adatok, valamint a természetes személyek egyedi azonosítását célzó genetikai és biometrikus adatok, az egészségügyi adatok és a természetes személyek szexuális életére vagy szexuális irányultságára vonatkozó személyes adatok...”

MEGJEGYZÉS:
Amennyiben az adatkezelés kiterjed olyan adatokra is, amelyet nem az érintett szolgáltatott, az adatok forrásáról is tájékoztatni kell az érintettet.

MEGJEGYZÉS:
A kezelendő adatok miatt fontos átgondolni, hogy az eseményt online/személyes részvétellel és online (hibrid) módon rendezik-e, élőben közvetítik-e, rögzítik-e/készülnek-e fénykép-, illetve videófelvételek. Ugyanis személyes adat többek közt a képmás, a hang, a felvételen látható környezet, online alkalmazások esetében a profil neve, ahhoz tartozó fénykép is. Ezért azokat a kezelt adatok körében szerepeltetni kell.

MEGJEGYZÉS:
Ha nem ELTE alkalmazott, akkor őt adatfeldolgozóként kell feltüntetni az adatkezelési tájékoztatóban.

MEGJEGYZÉS:
Pl. mely kiadványban, mely weboldalakon (ezt is fel kell tüntetni az adatkezelési tájékoztatóban).

Kérjük, adja meg e-mailt címét, amelyre a visszaigazolást küldjük!