A működtetés elektronikus útra terelése körébe tartozó információk

A működtetés elektronikus útra terelése körébe tartozó információk

I. Általános rendelkezések

Az új koronavírus járványos terjedésére tekintettel meghozott hatósági és járványügyi intézkedések, kormányzati elvárások alapján széles körben megengedett az otthoni munkavégzés. Minden olyan feladat- és munkakörben távoli a feladatellátás, ahol az – jellegére tekintettel – nem kizárt.

Az Egyetem meglévő munkafolyamatai papíralapúak és személyes kontaktusokra épülnek, ami jelenleg kerülendő. Ilyen körülmények között a folyamatos működés fenntartása és az Egyetemet terhelő kötelezettségek teljesítése végett az alapvető működtetési folyamatokat elektronikus úton szerveztük meg: ahol azt jogszabály nem zárja ki, a korábbi papíralapú, valamennyi szereplőtől saját kezű aláírást megkövetelő gazdálkodási folyamatot az Egyetem rendelkezésére álló elektronikus eszközökre tereljük át.

Az elektronikus úton kialakított eljárásrendek alapelve, hogy a papíralapú ügyvitelt kiváltja az olyan elektronikus úton tett nyilatkozat, melyet az arra jogosult az ELTE informatikai rendszerében biztosított felhasználónevével és jelszavával hoz létre, „ír alá”. Ilyen az @...elte.hu végződésű e-mail-címről, az ELTE központi vagy az Informatikai Kar levelezőszerveréről érkező elektronikus levél, továbbá a felhasználónév + jelszó eléréssel biztosított, az Informatikai Igazgatóság által üzemeltetett központi azonosságkezelést alkalmazó, naplózott elektronikus tárhelyen végzett cselekmény, megtett nyilatkozat. Az ELTE az informatikai rendszereihez a hozzáférést minden esetben személyes azonosítás alapján, személyre szólóan biztosítja, egyedi felhasználónév és egyedileg biztosított és megváltoztatható jelszó kiadása mellett.

A felhasználó köteles a munkavégzése során leveleit elektronikus postafiókjából indítani és fogadni, az elektronikus rendszerekben felhasználónevével és jelszavával magát azonosítani. Köteles továbbá jelszavát más személytől óvni. A felhasználónak az ELTE levelezőrendszerében vagy tárhelyén, munkafolyamataiban valamennyi elektronikusan tett nyilatkozata érvényesen és személyesen megtett nyilatkozat. Ezért a pénzügyi jogkör gyakorlók elektronikus levelezésben vagy elektronikus rendszerben megtett nyilatkozata egyenértékű a papíralapú aláírásukkal.

A munkahelyi elektronikus címek, függetlenül attól, hogy a munkavállaló vagy a szervezeti egysége nevére szólnak-e, kizárólag hivatali, a munkavégzéshez kapcsolódó levelezésre használhatók. Személyes levelezést nem szabad a munkahelyi e-mail-fiókból intézni.

A hivatalos emailcím magán e-mail-fiókra (pl. gmail.com) történő átirányítása tilos, amit az általános tiltó szabályokon túl az egyetemi informatikai erőforrásokra nehezedő fokozott terhelés is indokol. A munkáltató a fenti szabályok betartását ellenőrizheti, továbbá az elektronikus levelek automatikus átirányítását letilthatja.

Segítség a munkatársak elektronikus kapcsolattartásához 
Az oktatást segítő, adminisztrációs és egyéb feladatkörökben dolgozó egyetemi munkatársak jelenleg a Microsoft Teams és egyéb Office 365 eszközök segítségével tudnak érintkezni. A rendkívüli helyzetben az otthoni munkavégzést munkaszervezési szempontból is támogató programokról a Karrierközpont rövid, tematikus, használati szempontú videókat készített. Megtekintésük előtt ajánlott elolvasni az IIG tájékoztatóját az Office 365 és kiemelten a Microsoft Teams eléréséről, telepítéséről. 

II. Elektronikus ügymenet munkaügyekben, és a bérszámfejtést érintő iratok megküldésének rendje

A munkaügyi dokumentumokat, javaslati lapokat a szokásos rendben kell előkészíteni, jóváhagyását (munkáltató, kötelezettségvállaló, fedezetigazoló/ellenjegyző) a szokásos folyamatban elektronikus úton (e-mailben) kell megküldeni az Emberi Erőforrás Igazgatóság számára.

A Magyar Államkincstár is átállt a teljes elektronikus levelezésre a munkaügyi dokumentumok kapcsán, a feltétlenül eredetiben szükséges iratokat pedig postán, tértivevénnyel küldi meg és fogadja.

Erre (is) tekintettel a jogviszonyhoz kapcsolódó, bérszámfejtést érintő iratokat – adókedvezményeket igénylő kérelmeket, táppénzes lapokat stb. – elsősorban elektronikus úton (telefonos fotó, szkennelés) kell elküldeni az illetmenyszamfejtes@kancellaria.elte.hu címre, és utólag – vagy ha elektronikusan nincs mód elküldeni az iratot, akkor – postán tértivevényes küldeményként kell elküldeni az Emberi Erőforrás Igazgatóságra (1056 Budapest, Szerb utca 21–23.)

Kérünk minden vezető munkatársat, munkaügyi ügyintézőt, ha fennakadást tapasztal vagy irat nélküli információja van, a HR igazgatónak elektronikus úton jelezze. Valamennyi dokumentumot nyomon követjük és feldolgozzuk, de ennek az a feltétele, hogy tudjuk, kitől mi várható.

Mindenkitől fegyelmezett ügyintézést várunk, kérjük, hogy a kollégák jövedelmeivel kapcsolatos ügyeket, dokumentumokat soron kívül kezeljék. Fontosnak tartjuk, hogy valamennyi munkatársunk rendben megkapja a havi járandóságát, senki ne maradjon (részben vagy egészben) járandóságai nélkül. A havi zárás várhatóan 2020. március 31-én lesz, a számlákon várhatóan 2020. április 3-án lesz elérhető a márciusi illetmény.

III. A „sétálólap” kezelése

Közalkalmazotti jogviszony megszüntetése esetén a kiléptetés feltétele az elszámolás végrehajtása. Az elszámolás során (a „sétálólapon”) különböző szervezeti egységektől kell beszerezni az igazolásokat a tartozásmentességről.

Jelenleg „sétálásra” nincs mód, ezért az elszámolás zökkenőmentes lebonyolítása érdekében a tartozásmentesség igazolásához a munkavállaló szervezeti egységének adminisztratív feladatok elvégzését segítő kollégája elektronikusan szerezze be az „aláírásokat” (e-mailben megírt jóváhagyásokat) azoktól a szervezeti egységektől, amelyek erre jogosultak és fel vannak tüntetve a nyomtatványon.

A munkahelyi vezető csak abban az esetben írja alá az elszámolólapot, ha azon valamennyi igazolható elszámolás ki van töltve a beérkezett e-mailek/engedélyek alapján. Kizárólag az ő aláírásával tudjuk elszámolni a kilépő munkatársat, így felelősséget az elszámoló lapon szereplő adatokért az aláíró visel (természetesen az alátámasztó elektronikus levelek aláíróival ezen felelőssége megosztott).

A fentiek szerint elkészített elszámolólapot szkennelve, elektronikusan kell megküldeni az Emberi Erőforrás Igazgatóság részére. 

Jelen folyamat nem érinti a hallgatói szerződéssel rendelkező és azon jogviszony megszűnésével kapcsolatos folyamatot, ahol továbbra is az egyszerűsített elszámolás van érvényben.