Erasmus+ nyertes hallgatóknak

Teendők a mobilitás megkezdését követő 30 napon belül:

A kari kooridnátor részére e-mailben beküldendő:

1. A Certificate of Arrival/Registration dokumentum;

2. A NEPTUN képernyőkép megküldése az aktív státuszról a mobilitás időtartamára vonatkozóan (kivéve a diplomaszerzést követő szakmai gyakorlaton részt vevő hallgatók).

+ Javasoljuk, hogy ellenőrizze, hogy Erasmus+ státusza a Neptunban beállításra került (a státuszt a kari Tanulmányi Hivatal állítja be a kari Erasmus+ koordinátor által leadott lista alapján), mivel:

  • enélkül a kreditek beszámítása nem lesz lehetséges, amit Támogatási Szerződésének 3.10 pontja alapján kötelezően el kell indítania hazaérkezéskor, illetve
  • az Erasmus státuszú hallgatók mentesülnek az átsorolás alól (ha esetleg az év végén erre az Erasmus-félév miatt sor kerülne), valamint
  • az Erasmus-félév során szerzett plusz kreditek után az Erasmus státuszú hallgatótól nem kérhető plusz díj megfizetése.

Módosítási lehetőségek a mobilitás alatt

Kinttartózkodása során a hallgatónak lehetősége van mobilitásának időtartamát meghosszabbítani az alábbi feltételek szerint:
(Nem lehetséges rövidíteni vagy a kezdő dátumon módosítani. Amennyiben a mobilitás időtartama rövidebb a Támogatási Szerződésen feltüntetett időtartamnál, akkor a mobilitás zárásakor az ösztöndíj újrakalkulálódik a rövidebb időtartamra vonatkozóan, a különbözetet pedig a hallgató visszafizeti az Erasmus+ program részére, amennyiben az meghaladja a mobilitás zárásakor utalandó 10% ösztöndíj összegét.)

Hogyan, milyen feltételekkel lehetséges a hosszabbítás?

1. A hosszabbítás időtartama minimum 1 hónap legyen (pl. ha a hallgató 2017. szeptember 1 – december 1. között van szakmai gyakorlaton, akkor mobilitását 2018. január 1-ig vagy ennél későbbi időpontig tudja meghosszabbítani, rövidebb, például december 15-ig tartó időtartamra nem.)
2. A 3. pontban megadott határidőre kari koordinátora részére az alábbi két dokumentumot szükséges megküldenie az alábbiak szerint:

2. a. SZERZŐDÉSMÓDOSÍTÁS tanulmányokhoz / szakmai gyakorlathoz  

  • Mi ez a dokumentum? Az eredeti Támogatási Szerződés módosítása, melyen a kinttartózkodás új dátumát jelöli meg a hallgató.
  • Hogy kell kitölteni a szerződésmódosítást? Az első oldalon meg kell adni az alapadatait, a második oldalon pedig az új mobilitási időpontokat úgy, hogy a kezdő időpont megegyezik az eredeti kiutazás dátumával, a záró dátum pedig a meghosszabbított időtartam záró dátuma. 
  • Hány példányban kell kinyomtatni a szerződésmódosítást? A szerződésmódosítást 4 példányban kell kinyomtatni és KÉK színű tollal aláírni.
  • Honnan tudom meg, hogy mi az eredeti Erasmus+Támogatási Szerződésem száma? Minden hallgató aláírt, kitöltött Támogatási Szerződése megküldésre kerül a kari koordinátor részére, melyet a hallgató a kari kooridnátornál átvehet, vagy tőle kérheti a szerződés scannelt változatát.

FONTOS! Az új időtartamra ösztöndíjának összege újrakalkulálódik, tehát mobilitása végén a teljes időszakot napra pontosan kell leigazolnia! Ha az igazolás nem a megadott dátumokat tartalmazza, és a megadottnál rövidebb időtartamot igazol (5 napnál kevesebb eltérés nem számít), akkor ösztöndíja időarányosan csökkentésre kerül, és előfordulhat, hogy emiatt vissza kell fizetnie a kiutalt összegből.

2. b. LEARNING AGREEMENT (LA) „During the mobility” része: szakmai gyakorlathoz, tanulmányokhoz

  • Mi ez a dokumentum?  A LA During the mobility tartalmazza a meghosszabbított időtartamra vonatkozó szakmai gyakorlati tevékenység leírását/felvett tantárgyak listáját, megjelölve, hogy azok milyen módon kerülnek majd beszámításra hazaérkezéskor. 
  • Hogyan kell kitölteni és leadni? A LA During the mobility részét a kiutazás előtti  (LA Before the mobility )dokumentummal megegyező elvek mentén kell kitölteni, melyet mind a hallgató, mind a küldő és fogadó intézmény illetékesei aláírnak. Szkennelt aláírások ezen a dokumentumon elfogadhatóak!

3. A dokumentumok leadásának határideje hosszabbításhoz:

  • Szakmai gyakorlat esetén:
    • a mobilitás eredeti záró dátuma előtt legalább 6 héttel, 
    • (pl.: ha eredetileg 2017. szeptember 1-től január 15-ig tart a szakmai gyakorlata, akkor a dokumentumokat a hosszabbításhoz december 1-ig szükséges eljuttatnia kari koordinátorához)
  • Tanulmányok esetén:
    • tavaszi félévre (az azt megelőző őszi félévben) november 15-ig 
    • nyári szemeszterre/trimeszterre (az azt megelőző tavaszi félévben) április 15-ig (amennyiben a partneregyetemen van ilyen szemeszter)

4. Hogyan kell benyújtani a hosszabbítási kérlemet?

A Szerződésmódosítás dokumentum 4db eredeti (kék tollal aláírt) példányait illetve a Learning Agreement 1db (akár scannelt) mindenki által aláírt változatát kell betenni egy borítékba és megküldeni kari koordinátora részére a 3. pontban megadott határidőre.

  • Amennyiben a hallgató határidőre, megfelelően kitöltött és aláírt és aláíratott dokumentumcsomagot küld be kari kooridnátora részére, akkor ösztöndíja automatikusan meghosszabbításra kerül.
  • Amennyiben a dokumentum nem került megfelelően kitöltésre, a hallgató nem írta alá kék tollal a szerződésmódosítást, vagy a Learning Agreement hiányos és/vagy hiányzik róla valamelyik aláírás, esetleg a dokumentumcsomag a határidő után került postázásra/leadásra akkor a hosszabbítási kérelem automatikusan elutasításra kerül.
Amennyiben Önhibáján kívül nem tudja a hallgató a határidőt teljesíteni azt kérjük a határidő előtt, írásban jelezze kari kooridnátorának és az erasmus.szerzodes@rk.elte.hu e-mail címre. 

Fontos tudnivalók!

1. Jár-e ösztöndíj a meghosszabbított időtartamra?

IGEN

A 2017/18-as költségvetés alapján, amennyiben a hallgató formailag megfelelő dokumentációt nyújt be a megadott határidőre, akkor részére az ösztöndíj kifizetésre fog kerülni.

2. Lehetséges-e tanulmányi mobilitás után szakmai gyakorlatra vagy szakmai gyakorlat után tanulmányi mobilitásra hosszabbítani? 

IGEN

Kétféleképpen:

  • a két mobilitás között nem telik el 1 hónap. Ebben az esetben a mobilitás hosszabbításnak számít, és „kombinált” mobilitás státusú lesz, az ösztöndíj a tanulmányi mobilitásra vonatkozó ösztöndíjráták szerint kerül megállapításra a teljes mobilitásra vonatkozóan.
  • a két mobilitás között eltelik 1 hónap. Ebben az esetben már két külön mobilitásról beszélünk, tehát a szabály szerint ez nem hosszabbítás! Ennek megfelelően a második mobilitáshoz a kiutazás előtti dokumentáció és új pályázat beküldése szükséges.

3. Hány hónapot lehetséges hosszabbítani?

  • Minden hallgató képzési ciklusonként (BA, MA, PhD) 12 hónapnyi Erasmus+ ösztöndíjat nyerhet el, melyet szabadon kombinálhat. Tehát lehetséges, hogy egy hallgató BA szinten nyer 5 hónapnyi tanulmányi mobilitást, melyet meghosszabbít még 5 hónappal. Majd újra pályázik, és még kiutazik egy 2 hónapos szakmai gyakorlatra BA tanulmányai végén. Ezt követően MA szinten kiutazik tanulmányokra 4 hónapra, majd pályázik szakmai gyakorlatra 3 hónapra, majd később megint pályázik 5 hónapra tanulmányokra stb.
  • A hosszabbítás során tehát az a fontos, hogy a hosszabbított időszak ne haladja meg az adott képzési ciklusban felhasználható 12 hónapnyi mobilitást.
  • Osztatlan képzésben tanuló hallgatóknak összesen 24 hónapnyi mobilitásra jelentkezhetnek, vagy használhatnak fel!

4. Lehetséges-e Campus Mundi ösztöndíjas hallgatóként hosszabbítani?

IGEN

Kétféleképpen

  • A hallgató Campus Mundi ösztöndíjas (Erasmus+ zero grant státussal). Leadja a hosszabbításhoz szükséges dokumentációt a feltételeknek megfelelően, és a hosszabbított időtartamra marad Erasmus+ zero grant státussal Campus Mundi ösztöndíjas hallgató.
  • A hallgató Campus Mundi ösztöndíjas (Erasmus+ zero grant státussal). Leadja a hosszabbításhoz szükséges dokumentációt a feltételeknek megfelelően, és a hosszabbított időtartamra már nem kap Campus Mundi ösztöndíjat, tehát Erasmus+ ösztöndíjas hallgatóként kaphat Erasmus ösztöndíjat a hosszabbítás időtartamára.

5. A hosszabbítási időtartamra jár e a már elnyert kiegészítő támogatás?

IGEN

  • A meghosszabbított időtartmra automatikusan jár a szociális kiegészítő támogatás (havi 100€ vagy 200€)
  • A meghosszabbított időtartamra időarányosan jár a már elnyert tartós betegséggel vagy fogyatékkal élők kiegészítőt támogatása is.

SZABÁLYZATOK, Hasznos linkek

kiutazás előtt, praktikus információk-archív 2016/17

Kiutazás előtt - Az Erasmus+ mobilitás kezdése

A kiutazást megelőzően az ösztöndíjas hallgatóknak több adminisztratív teendővel kell számolni, ezekben elsősorban a kari koordinátorok segítik a hallgatókat. Az utazást, egészségbiztosítást, illetőleg szállást a kiutazó hallgatónak saját felelősségére magának kell intézni és az ezzel kapcsolatos költségeket is nyertes pályázó viseli. A Hallgatói és Oktatói Mobilitási Bizottság döntését követően (ahol eldől, hogy melyik pályázó hallgató kaphat Erasmus+ ösztöndíjat) a hallgatókat a kari koordinátorok nominálják a külföldi partnerintézménybe, akik visszaigazolják, a hallgató fogadását. Szükség esetén a hallgató külön jelentkezik a külföldi partnerintézménybe, a külföldi partner által megküldött instrukciók alapján, továbbá az egyeztetések folyamán véglegesítik a mobilitás kezdő-, illetőleg záró dátumait.

Ezzel párhozamosan a Hallgató két dokumentum valamint az OLS teszt kitöltését kezdi meg:

  1. Támogatási Szerződés (továbbiakban: TSZ) magába foglalja a mobilitás időbeli és pénzügyi kereteit az aláíró felek jogait és kötelezettségeit. (Nevezett dokumentumot a kari koordinátor küldi meg a hallgatónak, a hallgató kitölti, négy példányban kinyomtatja, aláírja, és postai úton megküldi/személyesen leadja a kötelező mellékleteivel együttesen a kari koordinátor részére.)
  2. Learning Agreement for studies/trainerships (a Tempus Közalapítvány továbbiakban: TKA   által közzétett minta alapján, a hallgató tölti ki, aláírja, a szakmai koordinátor ellenjegyzi, majd a hallgató/szakmai koordinátor juttatja el a külföldi partnerhez. A három fél által aláírt LA a TSZ 1. sz. mellékletét képezi.)

A Learning Agreement (for studies/training), tartalmazza a hallgató által felvenni kívánt tárgyakat/részletes szakmai gyakorlati programot, illetve azok magyar kurzusoknak való megfeleltetését is. A külföldi tárgyakat hazai szabadon választható kurzusoknak is meg lehet feleltetni. A külföldi intézménynél felvehető tárgyakról, illetőleg a teljesítendő minimum kreditértékről a partneregyetemek honlapján lehet tájékozódni.

  1. A sikeres pályázást követően a hallgatók on-line nyelvi tesztet (Online Linguistic Support; továbbiakban: OLS) töltenek ki. A nyelvi szintfelmérő kitöltése kötelező, eredménye azonban nem befolyásolja a már elnyert ösztöndíjukat.

A kiutazás előtt a hallgató tájékozódik a fogadóintézmény szálláslehetőségeiről, illetve gondoskodik szálláshelyéről. Ebben a fogadóintézmény koordinátorai segítik.

Szintén a hallgató gondoskodik az utazásának megszervezéséről, illetve a biztosításáról, amely a teljes kint tartózkodása alatt érvényes. A hallgatónak ki kell váltania az Európai Egészségbiztosítási Kártyát, vagy egyéb a mobilitás időtartamához és típusához megfelelő biztosításokat meg kell kötnie.

A hallgató a félév elején egyezteti itthoni tanáraival a küldő egyetemen (ELTE) felvett tárgyak elvégzésének feltételeit, igény szerint kedvezményes tanulmányi rendet igényel. Amennyiben a hallgató már külföldön tartózkodik ebben az időszakban, úgy előre is gondoskodhat erről, illetve egy meghatalmazott is leadhatja a kérelmet.

A  külföldön hallgatni tervezett kurzusokat a hallgató a küldő intézményben (kötelező vagy kötelezően válaszható kurzusok) beszámíttatja. az Erasmus tanulmányok beszámításához kreditátviteli kérelmet kell benyújtania. A kérelem beadásának feltételeiről a hatályos kari Tanulmányi és Vizsgaszabályzat rendelkezik, a jelen témakörhöz kapcsolódó kérdésekre érdemben a –tekintettel a kari specifikumokra- a kari koordinátor, illetőleg a Tanulmányi Hivatal válaszol.

Kiutazáskor/kinntartózkodás alatt az Erasmus+ mobilitás alatt

  1. A hallgató regisztrál a külföldi partnerintézményben, erről értesíti kari koordinátorát a Certificate of Registration dokumentum megküldésével
  2. Aktív hallgatói státusát rögzíti a Neptunban

Amennyiben szükséges, a Learning Agreement (changes/during mobility) dokumentum segítségével jelöli a tanulmányait érintő módosításokat.

Amennyiben szükséges, a pénzügyi és időtartambeli változásokat a „változásbejelentő” dokumentum beküldésével jelzi.

Amennyiben mobilitásának időtartamát szeretné meghosszabbítani, kérjük, hogy a változásról legkésőbb 1 hónappal hazaérkezését megelőzően konzultáljon kari koordinátorával. Annak a hallgatónak a kérelmét, aki ezt hazaérkezése előtt kevesebb, mint egy hónappal jelzi, nem tudjuk figyelembe venni.

Hazaérkezést követően-az Erasmus+ mobilitás zárása

A hallgatók kint tartózkodásuk végén igazolást, vagyis Transcript of Records (a továbbiakban: ToR) dokumentumot kérnek a fogadóintézménytől, amely részletezi a hallgató által teljesített tárgyakat és krediteket. A hallgató hazaérkezése után leadja nevezett dokumentumot a kari koordinátorának, valamint elfogadtatja a tárgyait (minimum 20 kredit teljesítendő).

Amennyiben a ToR nem tartalmazza a mobilitás időtartamát, ez esetben külön a tartózkodást igazoló dokumentum kiállítását kell kérni a hallgatónak (Certificate of Attendance).

Az itthon felvett tárgyak teljesítéséről is gondoskodni kell, amennyiben ilyen irányú kötelezettségei maradtak.

A hallgatók az Erasmus+ mobilitásra vonatkozó on-line beszámolót készítenek külföldi tanulmányukról. Erről hazaérkezésük után kapnak értesítést.

A beszámoló mellett újabb online nyelvi tesztre kerül sor az OLS nyelvi szintfelmérő záró teszt keretében. A nyelvi teszt eredménye továbbra sem jár következményekkel, illetve kötelezettségekkel, kitöltése azonban feltétele a hallgató által elnyert ösztöndíj utalási folyamatának indításához.

Pénzügyek

A nyertes pályázók az ösztöndíjukból fedezik az utazásuk és kint tartózkodásuk költségeinek meghatározó részét, a támogatási összeg azonban nem fedezi minden esetben az összes felmerülő költséget, így a hallgatóknak előre tájékozódniuk kell a várható kiadásaikról.

A hallgató mentesül a fogadó intézményben a tandíjak, regisztrációs és vizsgadíjak alól. Kisebb díjak megfizetésére azonban számítani lehet, pl. könyvtárhasználati díj, ezekről a partnerintézmények honlapjain lehet tájékozódni.

A pályázó vállalhatja önköltségen is a tanulmányi mobilitást.

Az ösztöndíj első részletének utalásához leadandó dokumentumok:

  1. Támogatási Szerződés (4 példány, eredeti)
  2. Nyilatkozat (Aktív hallgató státusra vonatkozóan) (1 példány, eredeti)
  3. Learning Agreement for studies/training (1 példány, scannelt változat-eredeti hazaérkezéskor)
  4. OLS teszt kitöltését igazoló e-mail (1példány)
  5. Egészségbiztosítás másolata (1 példány)

Az utaláshoz szükséges dokumentumokat kérjük, hogy 1 db lezáratlan borítékban adják le Kari koordinátoraik részére. A 2016/167-es tanévben nyertes hallgatók 2016. július 15-ig (ha az őszi félévben utazik) november 15-ig (ha a tavaszi félévben utazik)

Az ösztöndíj második részletének utalásához leadandó dokumentumok:

  1. Transcript of Records
  2. Certificate of Attendance
  3. EU Survey/On-line beszámoló kitöltését igazoló e-mail
  4. Záró OLS teszt kitöltését igazoló e-mail

Az utaláshoz szükséges dokumentumokat kérjük, hogy 1 db lezáratlan borítékban adják le Kari koordinátoraik részére. A 2016/167-es tanévben nyertes hallgatók 2017. december 31-március 31-ig (ha az őszi félévben utazik) 2017. május 31-július 31-ig (ha a tavaszi félévben utazik). A németországi partneregyetemen hallgatók hazaérkezésüket követő 30 napon belül adják le záródokumentumaikat.